Google Formsで患者の情報を隠すには？

"HIPAA で保護される情報と保護されない情報が混在したスプレッドシートがあります"- Google Docs Editors Community

Google Forms と Google Sheets で患者の回答を集める医療機関には、たいてい2種類のデータが並んでいます。HIPAA で保護される情報と、希望日やクリニックなどスタッフが仕事に必要な回答です。これらの回答がメールや共有シートに入ると、受け取った人は全部読めてしまいます。Formesign なら、HIPAA チェックの中で患者情報を含む項目にチェックを入れ、セキュアメールをオンにします。スタッフのメールにはほかの回答が届き、チェックした項目は ****** と表示されます。BAA への署名も同じ設定手順の1つです。

さっそく始めましょう。フォームを作成して、以下の手順に沿って進めてください。

1. HIPAA チェックを始める

フォームを作成をクリックし、Enter your form name をクリックして Patient check-in と入力し、Create form をクリックします。概要を確認して Proceed をクリックします。EDIT タブで、Check HIPAA compliance に Verify your Google Forms setup meets HIPAA requirements with Formesign と表示されたら、Proceed をクリックします。
Enter a name to create your form の画面。Patient check-in と入力され、Create form ボタンに印が付いています

2. 非公開の項目を確認する

Next をクリックします。Select fields that contain PHI では、AI が非公開だと判断した項目にすでにチェックが入っています。それを確認し、署名者の名前やメールアドレスなど患者情報を含むほかの項目にもチェックを入れ、残りのチェックを外して Next をクリックします。チェックは保存され、EDIT タブでは項目に鍵のマークが表示されます。
Select fields that contain PHI。Patient name、Date of birth、Email、Symptoms にチェックが入り、Preferred day と Clinic location はチェックなしで、Next ボタンに印が付いています

3. BAA に署名する

Sign BAA をクリックして契約に署名します。このステップでフォームの HIPAA 機能が有効になるので、飛ばすことはできません。その後 Next をクリックします。
Business Associate Agreement のステップ。Sign BAA ボタンに印が付いています

4. セキュアメールをオンにする

Enable Formesign secure email をクリックします。PHI fields are masked in notification emails と表示されたら、Next をクリックします。
Email notificationsのステップ。Enable Formesign secure emailリンクに印が付いています

5. 残りをスタッフにメールする

SHARE をクリックし、リンクを患者さんに送ります。RESPONSES で Kanban board を開き、列の3点メニューをクリックして Notify collaborators を選択します。スタッフのメールアドレスを入力し、各ステップで Next をクリックします。スタッフはチェックしていない回答を読め、チェックした回答は ****** と表示されます。
Patient check-in フォームのメールが表示された Gmail。Patient name、Date of birth、Email、Symptoms は星印で表示され、Preferred day と Clinic location は読めます

まとめ

一部の回答が保護対象の医療情報で、残りがスタッフに必要なとき、すべてをメールで送ると非公開の部分まで見えてしまいます。Formesign なら、患者情報の項目に印を付けると、スタッフに届くメールではその回答が ****** と表示され、残りは読めるままです。フォームを作成して、上の手順を完了してください。

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