専用の電子署名プラットフォームではなく、Google Formsと電子署名を使うべきなのはどんなとき？

Mani Doraisamy
Guesswork.co創業者。Google WorkspaceのGoogle Developer Expert。Google for Startups Accelerator（ヨーロッパ）のメンター。
"書類の最後に、患者が署名する欄がほしい"- Google Docs Editors Community

これはよくある質問です。Googleのフォーラムでは363人が、Google Formsで受付書類の最後に署名欄を入れる方法を質問しています。新しい患者を受け入れる理学療法院、会員申し込みを受け付けるクラブ、登録を受け付けるイベントは、どれもまず回答を集め、署名はその同じ送信の一部です。Google Formsには署名の質問がありません。Docusignのようなプラットフォームは契約のためのもので、データ収集のためのものではないので、一人ひとりがフォームのあとに署名用の別の文書を受け取ることになります。Formesignなら、回答者はすでに記入しているフォームの最後で署名し、すべての回答にそれぞれの署名済みPDFが付きます。

以下では、まず署名プラットフォームより署名付きフォームのほうが合うのはどんなときかを見て、次に署名の追加方法を説明します。試すには、Google Formsのフォームをインポートしてください。

専用の電子署名プラットフォームではなく、電子署名付きフォームを使うべきなのはどんなとき？

主な目的が契約書や同意書に署名を集めることなら、DocusignやEchosignなどの専用の電子署名プラットフォームが合っているかもしれません。一方、主な目的が会員申し込み、イベント登録、患者の問診票 & その他のデータ収集で、フォーム送信の一部として署名も集める必要があるなら、電子署名付きフォームの機能を使えます。Google FormsのアドオンであるFormesignは、署名をフォーム送信そのものの中に入れます。

Google Formsに署名を追加するには？

  • まだの場合は、Google Formsでフォームを公開します。
  • Google Formsのフォームをインポートをクリックし、Import your Google Formsを選び、フォームのリンクを貼り付けてAdd signatureをクリックします
  • Simple signatureを選んでNextをクリックします
  • 署名を置く直前の質問を選んでNextをクリックします
  • Preview signing experienceをクリックしてフォームをテストします
フォームを編集してカスタマイズし、共有リンクを使ってユーザーから署名付きの回答を集めることもできます。スクリーンショット付きの詳しい手順は、こちらのヘルプ記事をご覧ください。

電子署名付きフォームの活用例

登録フォーム: 電子署名付きフォームはイベント登録に使え、参加者は同意書、免責同意書、登録規約に電子的に署名できます。誰も紙を印刷し、署名して提出する必要はありません。
会員申し込み: 協会、クラブ、専門団体は、会員申し込みに電子署名付きフォームを使えます。申込者は申し込みの過程で、会員規約、行動規範のフォーム、その他の必要書類に電子的に署名できます。
免責同意書と同意書: 医療、フィットネス、レクリエーション、イベント運営などさまざまな業界で、電子署名付きフォームが同意書や免責同意書の収集に使われています。参加者や出席者は、参加に伴うリスクや利用条件を確認したことを示すために、電子的にフォームに署名できます。

医療分野での電子署名付きフォームの活用例

患者の問診票: 電子署名付きフォームは患者の受付手続きに使え、新しい患者は初診や予約の前に、登録フォーム、既往歴の質問票、プライバシー通知、同意書に電子的に署名できます。
プライバシー慣行の確認: 電子署名付きフォームを使えば、患者がプライバシー慣行とHIPAA規則を理解したことを確実に確認できます。患者はプライバシー通知に電子的に署名し、保護対象医療情報（PHI）がどのように使用・開示されるかを確認します。
診療記録の開示の承認: 患者は、他の医療機関、保険会社、第三者機関への診療記録の開示を電子的に承認できます。診療記録の請求のための同意書への署名、紹介のための情報共有、研究への参加などが含まれます。
処置のためのインフォームド・コンセント: 医療機関は、医療処置、手術、治療の前に、電子署名付きフォームで患者からインフォームド・コンセントを得られます。患者はリスク、利点、代替案を確認し、理解と同意を示すために電子署名をします。

まとめ

データを集めながら、同じ送信の一部として署名も必要なら、専用の電子署名プラットフォームは必要以上ですし、Google Formsには署名の質問がありません。Formesignなら、回答者はフォームに記入するときに署名します。Google Formsのフォームをインポートして、上の手順を進めてください。

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