Como adicionar assinatura no Google Forms?
"Como adiciono uma assinatura eletrônica em um google form"- Google Docs Editors Community
Esta é uma dúvida comum de quem coleta termos de responsabilidade, formulários de consentimento e fichas de admissão no Google Forms, e 608 pessoas já perguntaram isso no fórum do Google. O Google Forms não tem campo de assinatura. Uma caixa de seleção ou um nome digitado é fraco para um acordo de alto risco, o upload da imagem da assinatura obriga cada pessoa a entrar com uma conta Google e conectar o DocuSign exige um script ou o Zapier. Com o Formesign, você adiciona um campo de assinatura ao seu formulário e cada pessoa desenha a assinatura enquanto preenche, em qualquer celular ou computador e sem conta Google. Você recebe um PDF assinado de cada resposta.
Veja abaixo cinco formas de coletar uma assinatura no Google Forms e onde cada uma deixa a desejar.
5 formas de adicionar uma assinatura no Google Forms
O Google Forms não tem um campo de assinatura nativo, mas há várias formas de coletar consentimento e assinaturas de quem responde.
1. Inclua caixas de seleção para consentimento
2. Use uma pergunta de resposta curta para o nome digitado ou as iniciais
3. Adicione uma pergunta de upload de arquivo para imagens de assinatura
4. Integre plataformas de assinatura como DocuSign ou HelloSign
5. Colete assinaturas com um complemento do Google Workspace como o Formesign
O que dá validade jurídica a uma assinatura?
Antes de ver como usar essas opções com o Google Forms, vamos revisar rapidamente os requisitos básicos para a validade jurídica e a aplicabilidade de um acordo. São quatro requisitos principais.
Aviso claro para consentimento informado
Você deve incluir um aviso claro que detalhe a natureza, o escopo e a finalidade do acordo. Você pode adicionar esses termos e condições diretamente no seu Google Form ou adicionar um link para a página com os detalhes. Em resumo, facilite para quem responde ao formulário revisar e entender os termos antes de dar o consentimento.
Ação afirmativa para indicar a intenção de assinar / aceitar os termos
Quem responde ao formulário deve concordar explicitamente com os termos para que ele tenha validade jurídica. Isso pode ser feito exigindo que os usuários cliquem em um botão "Eu concordo", marquem uma opção de caixa de seleção "Li e concordo com os termos" ou assinem o formulário antes de enviar a resposta. Como essas ações são voluntárias, elas estabelecem uma intenção clara de se vincular aos termos do acordo.
Armazene e mantenha com segurança o registro dos acordos
Você deve manter um registro da resposta do formulário, incluindo os termos, a data e a hora do consentimento e a identidade do usuário. Esse registro é essencial para fazer valer o acordo e resolver disputas. Quando o usuário preenche e envia o formulário, a resposta é registrada no Google Forms junto com a data e a hora do envio. Você deve sincronizar as respostas do Google Forms com o Google Sheets para ter um backup. Além disso, configure emails de confirmação com uma cópia da resposta, incluindo os termos, para que sejam enviados a quem respondeu como referência.
Cumpra as leis de assinatura eletrônica da sua jurisdição
Você deve garantir que o método usado para obter o consentimento cumpra as leis e os regulamentos de assinatura eletrônica aplicáveis na sua jurisdição. Regiões diferentes podem ter requisitos legais específicos para contratos e assinaturas eletrônicas. Por exemplo, UETA e ESIGN act nos EUA, eIDAS na UE, PIPEDA no Canadá, ETA na Austrália etc.
Método 1: caixas de seleção para consentimento
Este é o método mais simples para obter consentimento no Google Forms. A opção de caixa de seleção é muito usada em acordos online, como termos de serviço, consentimento em formulários de inscrição e autorização para receber emails e newsletters em formulários de associação.
- Adicione uma pergunta de caixa de seleção com um título claro e "Eu aceito" ou "Li e concordo com os termos" como opção de resposta
- Adicione os termos na descrição ou um link para a página com os termos e deixe claro que marcar a opção indica consentimento com os termos
- Marque esta pergunta como obrigatória no Google Forms
Prós
- Fácil de configurar e usar
- Muito usado e com validade jurídica se as caixas de seleção forem configuradas corretamente
- Econômico, pois não tem custos adicionais
Contras
- Qualquer pessoa pode marcar a caixa sem ler os termos
- Não serve para acordos de alto risco ou situações em que é preciso uma assinatura reconhecível
Método 2: perguntas de resposta curta para iniciais ou nome completo
O Google Forms permite adicionar uma pergunta de resposta curta para que os usuários respondam com texto. Você pode usar essa opção para criar uma caixa de texto onde os usuários digitam as iniciais ou o nome completo para dar o consentimento. Esse método é útil para acordos simples, como autorização de uso de imagem, termo de responsabilidade e consentimento para participar de eventos, workshops, esportes etc.
- Adicione uma pergunta de resposta curta com "Iniciais" ou "Nome completo" como título
- Adicione uma descrição que defina claramente a finalidade deste campo. Por exemplo, "Ao digitar seu nome abaixo, você confirma que leu e concorda com os termos deste formulário"
- Marque esta pergunta como obrigatória no Google Forms
Prós
- Fácil de configurar e usar para uma conformidade básica
- Econômico, pois não tem custos adicionais
Contras
- A validade jurídica depende da jurisdição e esta opção não serve para acordos de alto risco
Método 3: pergunta de upload de arquivo para enviar assinaturas
A pergunta de upload de arquivo do Google Forms permite coletar arquivos dos usuários. Você pode usá-la para que quem responde envie uma imagem da própria assinatura junto com a resposta. Porém, essa opção exige que quem responde entre com a conta Google antes de ver o formulário, enviar arquivos e enviar a resposta, o que a torna inadequada para quem não tem conta Google.
- Adicione uma pergunta de upload de arquivo com o título "Enviar assinatura"
- Altere as configurações da pergunta de upload para aceitar apenas arquivos png ou jpg
- Inclua uma descrição que deixe clara a finalidade da imagem da assinatura
- Marque esta pergunta como obrigatória no Google Forms
Prós
- Recurso nativo do Google Forms, mais fácil de configurar
- Sem os custos de plataformas de assinatura especializadas e complementos do Google Workspace
Contras
- O upload de arquivos do Google Forms exige que quem responde faça login, então não funciona para quem não tem conta do Google
- Usar o upload de arquivos para coletar assinaturas pode não atender aos requisitos legais de assinatura eletrônica em algumas jurisdições
Método 4: integre plataformas de assinatura como DocuSign e HelloSign
Diferente dos métodos anteriores, esta abordagem usa o Google Forms só para coletar os dados iniciais. Quando o usuário envia o formulário no Google Forms, um fluxo automatizado gera um documento e o envia a quem respondeu por uma plataforma de assinatura dedicada, como DocuSign ou HelloSign, para ser assinado. Esta opção serve para acordos e contratos de alto risco.
- Crie um formulário no Google Forms para coletar os dados necessários
- Personalize a mensagem de confirmação para avisar o usuário que o acordo será enviado por email para assinatura
- Vincule seu Google Forms ao Google Sheets para sincronizar as respostas automaticamente sempre que um usuário enviar o formulário
- Use o Apps Script ou ferramentas de integração como o Zapier para gerar um documento automaticamente com DocuSign ou HelloSign e enviá-lo a quem respondeu para assinatura.
Prós
- Com validade jurídica e em conformidade com as leis de assinatura eletrônica
- As plataformas de assinatura oferecem fluxos de aprovação avançados e encaminhamento automático
- Adequado para acordos complexos e de alto risco
Contras
- Experiência ruim para o usuário, que precisa enviar o formulário e depois abrir o documento pelo email para assiná-lo
- Exige conhecimento técnico para integrar o Google Forms a plataformas de assinatura como o DocuSign
- Plataformas de assinatura especializadas são caras
Método 5: colete assinaturas com um complemento do Google Forms
Você pode usar o complemento Formesign para Google Forms para adicionar um campo de assinatura ao seu formulário. Diferente da integração com DocuSign e HelloSign, em que quem responde assina um documento separado recebido por email, o Formesign coleta a assinatura no próprio envio do formulário. Quem responde assina enquanto preenche o formulário, não depois. O Formesign gera automaticamente um PDF assinado para seus registros, que pode ser salvo direto no Google Drive.
O Formesign oferece duas opções de assinatura:
- Assinatura simples: adicione um campo de assinatura em qualquer lugar do formulário. Quem responde desenha a assinatura para assinar. Não precisa de conta Google.
- Assinatura verificada: colete o nome, o email e a assinatura de quem responde com verificação de identidade. Exige que quem responde entre na conta, como na opção de email verificado do Google Forms.
A assinatura simples serve para termos de responsabilidade, formulários de consentimento, contratos de associação e códigos de conduta em setores como saúde, academias, lazer e organização de eventos. A assinatura verificada serve para formulários de admissão de pacientes, autorização de acesso a prontuários, contratos de trabalho e qualquer situação em que confirmar a identidade de quem responde é importante.
Há duas formas de começar com o Formesign:
Opção 1: use o complemento Formesign
- Crie seu formulário no Google Forms para coletar os dados necessários
- Confira se incluiu os termos relevantes no formulário
- Instale o complemento Formesign Signature e configure seu formulário para adicionar assinaturas
- Compartilhe o link do Formesign com quem vai responder para coletar as assinaturas no formulário
- Respostas e assinaturas são registradas automaticamente no Google Forms e um PDF assinado é gerado para seus registros
Opção 2: importar pela URL do Google Forms
- Acesse o site do Formesign e clique em Teste grátis
- Copie a URL do seu Google Form existente, cole na opção de importação e clique em Add signature
- O Formesign cria uma cópia do seu formulário e não altera o original
- Compartilhe o link do Formesign com quem vai responder para coletar as assinaturas
- Respostas e assinaturas são registradas na aba Responses do Formesign e um PDF assinado é gerado para seus registros. Elas só chegam ao Google Forms se você ativar Submit to Google Forms nessa aba.
Prós
- Fácil de configurar assinaturas nos seus formulários
- Com validade jurídica e em conformidade com as leis de assinatura eletrônica
- PDF assinado gerado automaticamente e salvo no Google Drive
- Uma experiência de assinatura simples, dentro do próprio envio do formulário
Contras
- Exige uma assinatura paga, ao contrário da opção gratuita do Google Forms
Como configurar o Formesign
- Publique seu formulário no Google Forms, se ainda não fez isso. O Formesign precisa dele publicado.
- Clique em Importe seu Google Form e selecione Import your Google Forms. A página para fazer uma cópia do seu Google Form será exibida.
- Copie a URL do seu Google Form, cole no campo e clique em Add signature
- Selecione Simple signature e clique em Next
- Selecione onde quer adicionar o campo de assinatura em Add signature after e clique em Next.
- Clique em Preview signing experience para testar o formulário como signatário.
- Clique em Autofill para preencher o formulário com seu nome e email, desenhe sua assinatura e envie.
- Clique em View signed document para conferir o PDF assinado. Só você vê este botão. Um signatário vê Your response has been recorded.
- Clique em Proceed e depois em Skip for now. Você pode adicionar seu logo e os dados da sua empresa depois, pelo ícone de lápis no documento assinado.
- Clique em Share form
Como compartilhar com quem vai responder?
- Copie o link do formulário e envie para quem vai responder, ou envie por email na mesma página.
Cada pessoa preenche o formulário e desenha a assinatura, sem precisar entrar em conta nenhuma. O PDF assinado aparece na sua aba Signed PDF.
Resumo
O Google Forms não tem campo de assinatura, e uma caixa de seleção, um nome digitado ou uma imagem enviada não dão a você um registro assinado. Com o Formesign, você adiciona um campo de assinatura ao formulário, as pessoas assinam em qualquer celular ou computador enquanto preenchem e você recebe um PDF assinado de cada resposta. Importe seu Google Form e siga os passos acima. Se tiver dúvidas, escreva para o suporte.
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