Hoe voeg je een handtekening toe in Google Forms?

Boobesh Ramalingam
Medeoprichter van Guesswork.co.
"Hoe voeg ik een elektronische handtekening toe in een Google-formulier"- Google Docs Editors Community

Dit is een veelgestelde vraag van mensen die vrijwaringsverklaringen, toestemmingsformulieren en intakepapieren verzamelen in Google Forms, en 608 mensen hebben hem gesteld op het forum van Google. Google Forms heeft geen handtekeningveld. Een selectievakje of een getypte naam is zwak voor een overeenkomst waar veel op het spel staat, een afbeelding van een handtekening uploaden dwingt elke invuller om in te loggen met een Google-account, en DocuSign koppelen vraagt een script of Zapier. Met Formesign voeg je een handtekeningveld toe aan je formulier en tekent elke invuller de handtekening tijdens het invullen, op elke telefoon of computer en zonder Google-account. Je krijgt een ondertekende PDF van elk antwoord.

Hieronder vind je vijf manieren om een handtekening te verzamelen in Google Forms, en waar elk ervan tekortschiet.

5 manieren om een handtekening toe te voegen in Google Forms

Google Forms heeft geen ingebouwd handtekeningveld, maar er zijn verschillende manieren om toestemming en handtekeningen van je invullers te verzamelen.
1. Voeg selectievakjes voor toestemming toe
2. Gebruik een korte-antwoordvraag voor een getypte naam of initialen
3. Voeg een bestandsuploadvraag toe voor afbeeldingen van handtekeningen
4. Koppel handtekeningplatforms zoals DocuSign of HelloSign
5. Verzamel handtekeningen met een Google Workspace-add-on zoals Formesign

Wat maakt een handtekening juridisch bindend?

Voordat we bekijken hoe je deze opties met Google Forms gebruikt, zetten we kort de basisvereisten op een rij voor een juridisch geldige en afdwingbare overeenkomst. Er zijn vier belangrijke vereisten.

Duidelijke uitleg voor geïnformeerde toestemming

Je moet een duidelijke uitleg toevoegen over de aard, de reikwijdte en het doel van de overeenkomst. Je kunt deze voorwaarden direct in je Google-formulier zetten of een link toevoegen naar de webpagina met de details. Kort gezegd: maak het de invullers makkelijk om de voorwaarden te lezen en te begrijpen voordat ze toestemming geven.

Actieve handeling die de intentie toont om te ondertekenen / de voorwaarden te accepteren

Invullers moeten uitdrukkelijk akkoord gaan met de voorwaarden om het juridisch geldig te maken. Dat bereik je door gebruikers te laten klikken op een knop "Ik ga akkoord", een selectievakje "Ik heb de voorwaarden gelezen en ga ermee akkoord" te laten aanvinken of het formulier te laten ondertekenen voordat ze hun antwoord verzenden. Omdat deze handelingen vrijwillig zijn, tonen ze een duidelijke intentie om gebonden te zijn aan de overeenkomst.

Overeenkomsten veilig bewaren en vastleggen

Je moet het formulierantwoord vastleggen, inclusief de voorwaarden, de datum en tijd van de toestemming en de identiteit van de gebruiker. Dit bewijs is essentieel voor handhaving en het oplossen van geschillen. Als de gebruiker het formulier invult en verzendt, wordt het antwoord in Google Forms opgeslagen samen met de datum en tijd van verzending. Synchroniseer de antwoorden uit Google Forms met Google Sheets, zodat je een back-up hebt. Stel daarnaast bevestigingsmails in die de invullers een kopie van hun antwoord met de voorwaarden sturen, voor hun eigen administratie.

Voldoe aan de lokale wetten voor elektronische handtekeningen

Je moet ervoor zorgen dat de methode waarmee je toestemming vraagt voldoet aan alle geldende wetten en regels voor elektronische handtekeningen in jouw rechtsgebied. Verschillende regio's hebben eigen wettelijke eisen voor elektronische contracten en handtekeningen. Bijvoorbeeld UETA, ESIGN Act in de VS, eIDAS in de EU, PIPEDA in Canada, ETA in Australië enz.

Methode 1: Selectievakjes voor toestemming

Dit is de eenvoudigste methode om toestemming te vragen in Google Forms. Selectievakjes worden vaak gebruikt voor online overeenkomsten zoals servicevoorwaarden, toestemming in inschrijfformulieren en toestemming voor e-mail-opt-in en nieuwsbrieven in ledenformulieren.
  • Voeg een selectievakjesvraag toe met een duidelijke titel en "Ik accepteer" of "Ik heb de voorwaarden gelezen en ga ermee akkoord" als antwoordoptie
  • Zet de voorwaarden in de beschrijving of voeg een link toe naar de webpagina met de voorwaarden, en vermeld duidelijk dat het aanvinken van de optie betekent dat iemand akkoord gaat met de voorwaarden
  • Maak deze vraag verplicht in Google Forms

Voordelen

  • Eenvoudig in te stellen en te gebruiken
  • Veel gebruikt en juridisch bindend als de selectievakjes goed zijn ingesteld
  • Voordelig, want er zijn geen extra kosten

Nadelen

  • Iedereen kan het vakje aanvinken zonder de voorwaarden te lezen
  • Niet geschikt voor overeenkomsten waar veel op het spel staat of situaties waarin een herkenbare handtekening nodig is

Methode 2: Korte-antwoordvragen voor initialen of volledige naam

Met Google Forms kun je een korte-antwoordvraag toevoegen waarin gebruikers een tekstantwoord geven. Daarmee kun je een tekstvak toevoegen waarin gebruikers hun initialen of volledige naam invullen om toestemming te geven. Deze methode is handig voor eenvoudige overeenkomsten zoals een fototoestemming, een vrijwaringsverklaring en toestemming voor deelname aan evenementen, workshops, sport enz.
  • Voeg een korte-antwoordvraag toe met "Initialen" of "Volledige naam" als titel
  • Voeg een beschrijving toe die het doel van dit veld duidelijk maakt. Bijvoorbeeld: "Door hieronder je naam in te vullen, bevestig je dat je de voorwaarden in dit formulier hebt gelezen en ermee akkoord gaat"
  • Maak deze vraag verplicht in Google Forms

Voordelen

  • Eenvoudig in te stellen en te gebruiken voor basiscompliance
  • Voordelig, want er zijn geen extra kosten

Nadelen

  • De juridische geldigheid hangt af van het rechtsgebied en deze optie is niet geschikt voor overeenkomsten waar veel op het spel staat

Methode 3: Vraag voor bestandsupload om handtekeningen te uploaden

Met de bestandsuploadvraag in Google Forms verzamel je bestanden van je gebruikers. Je kunt hiermee invullers een afbeelding van hun handtekening laten uploaden en hun antwoord laten verzenden. Bij deze optie moeten invullers wel inloggen met hun Google-account voordat ze het formulier kunnen bekijken, bestanden kunnen uploaden en het formulier kunnen verzenden. Daardoor is hij ongeschikt voor mensen zonder Google-account.
  • Voeg een bestandsuploadvraag toe met de titel "Handtekening uploaden"
  • Stel de bestandsuploadvraag zo in dat alleen png- of jpg-bestanden zijn toegestaan
  • Voeg een beschrijving toe die duidelijk aangeeft waarvoor de afbeelding van de handtekening is
  • Maak deze vraag verplicht in Google Forms

Voordelen

  • Ingebouwde functie van Google Forms die makkelijker in te stellen is
  • Geen externe kosten zoals bij gespecialiseerde handtekeningplatforms en Google Workspace-add-ons

Nadelen

  • Bestandsupload in Google Forms vereist dat invullers inloggen en werkt daarom niet voor gebruikers zonder Google-account
  • Een optie voor bestandsupload om handtekeningen te verzamelen voldoet in bepaalde rechtsgebieden mogelijk niet aan de wettelijke eisen voor elektronische handtekeningen

Methode 4: Koppel handtekeningplatforms zoals DocuSign of HelloSign

Anders dan bij de vorige methoden gebruikt deze aanpak Google Forms alleen om de eerste gegevens te verzamelen. Als de gebruiker het formulier in Google Forms verzendt, maakt een automatische workflow een document aan en stuurt het via een apart handtekeningplatform zoals DocuSign of HelloSign naar de invuller om te ondertekenen. Deze optie is geschikt voor overeenkomsten en contracten waar veel op het spel staat.
  • Maak een formulier in Google Forms om de benodigde gegevens te verzamelen
  • Pas het bevestigingsbericht aan, zodat de gebruiker weet dat de overeenkomst per e-mail wordt gestuurd om te ondertekenen
  • Koppel Google Forms aan Google Sheets, zodat antwoorden automatisch worden gesynchroniseerd zodra iemand het formulier verzendt
  • Gebruik Apps Script of integratietools zoals Zapier om automatisch een document te maken met DocuSign of HelloSign en het naar de invuller te sturen om te ondertekenen.

Voordelen

  • Juridisch bindend en in lijn met de wetten voor elektronische handtekeningen
  • Handtekeningplatforms ondersteunen geavanceerde goedkeuringsworkflows en automatisch doorsturen
  • Geschikt voor complexe overeenkomsten waar veel op het spel staat

Nadelen

  • Slechte gebruikerservaring, want gebruikers moeten eerst het formulier verzenden en dan het document via e-mail openen om het te ondertekenen
  • Vereist kennis om Google Forms te koppelen aan handtekeningplatforms zoals DocuSign
  • Gespecialiseerde handtekeningplatforms zijn duur

Methode 5: Handtekeningen verzamelen met een Google Forms-add-on

Met de Formesign-add-on voor Google Forms voeg je een handtekeningveld toe aan je formulier. Anders dan bij een koppeling met DocuSign en HelloSign, waar invullers een apart document ondertekenen dat ze per e-mail krijgen, verzamelt Formesign de handtekening als onderdeel van het verzenden van het formulier zelf. Invullers ondertekenen tijdens het invullen, niet erna. Formesign maakt automatisch een ondertekende PDF voor je administratie, die direct in Google Drive kan worden opgeslagen.
Formesign biedt twee handtekeningopties:
  • Eenvoudige handtekening: Voeg overal in het formulier een handtekeningveld toe. Invullers tekenen hun handtekening om te ondertekenen. Geen Google-account nodig.
  • Geverifieerde handtekening: Verzamel de naam, het e-mailadres en de handtekening van de invuller met identiteitscontrole. De invuller moet inloggen, net zoals bij de optie voor geverifieerde e-mailadressen in Google Forms.
Eenvoudige handtekening is geschikt voor vrijwaringsverklaringen, toestemmingsformulieren, lidmaatschapsovereenkomsten en gedragscodeformulieren in sectoren zoals zorg, fitness, recreatie en evenementenbeheer. Geverifieerde handtekening is geschikt voor intakeformulieren voor patiënten, machtigingen voor medische dossiers, arbeidsovereenkomsten en elke situatie waarin het belangrijk is de identiteit van de invuller te bevestigen.
Er zijn twee manieren om met Formesign te beginnen:
Optie 1: Gebruik de Formesign-add-on
  • Maak je formulier in Google Forms om de benodigde gegevens te verzamelen
  • Zorg dat je de relevante voorwaarden in het formulier hebt opgenomen
  • Installeer de Formesign Signature-add-on en stel je formulier in voor handtekeningen
  • Deel de Formesign-link met de invullers om handtekeningen in het formulier te verzamelen
  • Antwoorden en handtekeningen worden automatisch opgeslagen in Google Forms en er wordt een ondertekende PDF gemaakt voor je administratie
Optie 2: Importeren via de Google Forms-URL
  • Ga naar de Formesign-website en klik op Gratis proberen
  • Kopieer de URL van je bestaande Google-formulier, plak die in de importoptie en klik op Add signature
  • Formesign maakt een kopie van je formulier en wijzigt het origineel niet
  • Deel de Formesign-link met de invullers om handtekeningen te verzamelen
  • Antwoorden en handtekeningen worden opgeslagen in het tabblad Responses in Formesign en er wordt een ondertekende PDF gemaakt voor je administratie. Ze komen alleen in Google Forms terecht als je in dat tabblad Submit to Google Forms aanzet.

Voordelen

  • Handtekeningen zijn eenvoudig in te stellen in je formulieren
  • Juridisch bindend en in lijn met de wetten voor elektronische handtekeningen
  • Ondertekende PDF wordt automatisch gemaakt en opgeslagen in Google Drive
  • Biedt een vlotte ondertekenervaring binnen het verzenden van het formulier

Nadelen

  • Vereist een abonnement, anders dan de gratis Google Forms-optie

Zo stel je Formesign in

  • Publiceer je formulier in Google Forms, als je dat nog niet hebt gedaan. Formesign heeft het gepubliceerd nodig.
  • Klik op Importeer je Google-formulier en kies Import your Google Forms. De pagina om een kopie van je Google-formulier te maken verschijnt.
  • Kopieer de URL van je Google-formulier, plak die in het vak en klik op Add signature
Het scherm Make a copy of Google Form and add signature, met de link erin geplakt en de knop Add signature gemarkeerd
  • Kies Simple signature en klik op Next
Choose signature type, met Simple signature en de knop Next gemarkeerd
  • Kies onder Add signature after waar je het handtekeningveld wilt toevoegen en klik dan op Next.
Add signature after, met de vraag Squad gekozen en de knop Next gemarkeerd
  • Klik op Preview signing experience om het formulier als ondertekenaar uit te proberen.
Your signing link is ready, met de knop Preview signing experience gemarkeerd en Share form, Edit form, Edit signature en Add another signature onder Manage
  • Klik op Autofill om het formulier in te vullen met je eigen naam en e-mailadres, teken je handtekening en verzend het.
Het formulier Code of ethics in de voorbeeldweergave met de melding Owner preview, Only you see this en de link Autofill gemarkeerd
  • Klik op View signed document om de ondertekende PDF te bekijken. Alleen jij ziet deze knop. Een ondertekenaar ziet Your response has been recorded.
De pagina met Your response has been recorded, waarbij de knop View signed document is gemarkeerd
  • Klik op Proceed en dan op Skip for now. Je logo en bedrijfsgegevens kun je later toevoegen via het potloodpictogram op het ondertekende document.
  • Klik op Share form
De ondertekende PDF van de Code of ethics, met de balk die meldt dat je formulier nu klaar is en de knop Share form gemarkeerd

Hoe deel je het met je invullers?

  • Kopieer de formulierlink en stuur die naar je invullers, of stuur hem vanaf dezelfde pagina per e-mail.
Het tabblad Link onder Share met de ondertekenlink en de knop Copy gemarkeerd
Elke invuller vult het formulier in en tekent een handtekening, zonder in te loggen. De ondertekende PDF verschijnt in je tabblad Signed PDF.

Samenvatting

Google Forms heeft geen handtekeningveld, en een selectievakje, een getypte naam of een geüploade afbeelding geeft je geen ondertekend bewijs. Met Formesign voeg je een handtekeningveld toe aan je formulier, ondertekenen invullers op elke telefoon of computer tijdens het invullen en krijg je een ondertekende PDF van elk antwoord. Importeer je Google-formulier en volg de stappen hierboven. Heb je vragen, schrijf dan naar support.

Laatst bijgewerkt: