¿Cómo enviar formularios de seguridad de forma programada?

"Se puede crear una hoja de revisión diaria que se pueda abrir todos los días"- Google Docs Editors Community

Antes de cada turno, cada trabajador de tu lugar de trabajo tiene que llenar una hoja de revisión de seguridad. Una hoja compartida hay que borrarla y reiniciarla cada mañana, una lista en papel es fácil de olvidar y Google Forms no puede enviarse solo de forma programada. Así que le pides a cada persona una por una y aun así no sabes con certeza quién lo hizo. Formesign le envía por correo a cada trabajador una hoja de revisión nueva a la hora que elijas, todos los días. Puedes pausar la programación de un trabajador cuando el lugar cierra por una semana.

Empecemos. Crea tu formulario en Google Forms, luego impórtalo y sigue los pasos de abajo.

1. Abre Schedule emails

  1. Primero publica tu Google Form o crea uno en form.new con tus preguntas y haz clic en Publicar.
  2. Si la página de importación todavía no está abierta, haz clic en Import Google Form. Pega su enlace (sirve la dirección del formulario en tu navegador) y haz clic en Add workflow.
  3. En To be signed by, la casilla 1 ya tiene una sugerencia, así que selecciónala y escribe Worker. Haz clic en Next.
  4. Haz clic en SHARE y luego en Schedule emails, en More options.
La tarjeta More options con Schedule emails marcado

2. Crea una programación

Haz clic en Schedule, elige One schedule at a time y haz clic en Next. Creas una programación para cada trabajador.
El cuadro de diálogo How would you like to schedule your emails? con One schedule at a time y el botón Next marcados

3. Elige al trabajador y la hora

Escribe el correo del trabajador, haz clic en Advanced y activa Repeat schedule, que requiere un plan de pago. Elige Daily, elige una hora en Send at y haz clic en Schedule email.
El cuadro de diálogo Schedule email con sam@example.com escrito, Repeat schedule activado, Daily elegido y Send at 7:00 AM. El campo de correo, el interruptor y el botón Schedule email están marcados

4. Revisa tus programaciones

Cada una aparece en All schedules con su hora. Haz clic en los tres puntos para editarla con Edit o pausarla con Pause, por ejemplo cuando el lugar de trabajo cierra por una semana.
La lista All schedules con tres trabajadores en Daily a las 7:00 AM, todos Active. Los tres puntos de james@example.com y Pause están marcados

5. El trabajador la recibe antes del turno

A esa hora, el trabajador recibe este correo y toca Review & sign. Llena una hoja de revisión nueva en el lugar y la firma.
El correo a sam@example.com con el asunto Sign: Daily safety check sheet y el enlace Review and sign marcado

Resumen

Cuando un formulario se tiene que llenar de nuevo todos los días, reiniciar una hoja compartida y recordárselo a la gente a mano te quita tiempo y deja huecos. Con Formesign, cada persona recibe una copia nueva por correo según la programación que definas, sin nada que borrar ni reiniciar. Crea tu formulario en Google Forms, luego impórtalo y sigue los pasos anteriores.

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