¿Cómo agregar colaboradores y dar permisos para acceder a los archivos subidos?

"No puedo abrir los archivos que subieron los encuestados en Google Form"- Google Docs Editors Community

292 personas en el foro de Google tienen el mismo problema: no pueden abrir los archivos subidos a un Google Form en el que trabajan. Los archivos van al Drive del dueño del formulario, así que un colega que hace clic en el enlace de las respuestas tiene que solicitar acceso y alguien tiene que aprobar cada archivo. Descargar los archivos y enviarlos por correo funciona hasta que llega el siguiente. Con Formfacade, agregas a tus colegas como colaboradores del formulario y abren los archivos subidos desde el enlace de cada respuesta. Si prefieres que cualquiera con el enlace pueda abrir un archivo sin iniciar sesión, puedes activar los enlaces no listados para la pregunta de carga.

Empecemos. Crea tu formulario y sigue los pasos de abajo.

¿Cómo agregar colaboradores y darles permiso para ver los archivos subidos?

  • En la página que se abre, ponle nombre a tu formulario, haz clic en Create form y haz clic en Proceed.
  • Si te pregunta "Do you want to preview this form?", haz clic en No.
  • Haz clic en la pestaña "Share"
Las pestañas Edit, Preview, Share y Responses, con Share marcado
  • Haz clic en Add collaborators en More options
El panel More options de la página Share, con Add collaborators marcado
  • Haz clic en Add collaborators.
  • Ingresa las direcciones de correo y haz clic en el botón Share para agregarlos como colaboradores
El cuadro de diálogo Share "Supplier sign-up" con lena@example.com escrito y el cuadro de dirección y Share marcados
Recibirán un correo con una invitación al formulario. Pueden hacer clic en el botón Accept invite del correo.
Los colaboradores podrán ver y descargar los archivos subidos con el enlace.
La página Checking your access, con la sesión iniciada como lena@example.com, que dice You have access. Fetching file...

¿Cómo permitir que cualquiera con el enlace vea los archivos subidos?

Para permitir que cualquiera con el enlace vea los archivos subidos sin iniciar sesión, haz clic en la pestaña "Edit", haz clic en la pregunta de carga de archivos y luego en el ícono de engranaje. Selecciona la pestaña Answer. Activa Allow unlisted links for the uploaded files y haz clic en el botón Save.
La pestaña Answer de una pregunta de carga de archivos con Allow unlisted links for the uploaded files activado y marcado, al igual que el botón Save

¿Quién puede acceder a los archivos subidos?

De forma predeterminada, el usuario que crea el formulario o usa el enlace de SHARE para recopilar respuestas tiene acceso para ver y descargar los archivos subidos.
Cuando un usuario sube un archivo y envía el formulario, puedes acceder a los archivos subidos con el enlace en RESPONSES.

Resumen

Cuando se suben archivos con un formulario, las personas que los necesitan a menudo no pueden abrirlos sin pedir acceso cada vez. Con Formfacade, los agregas como colaboradores o permites enlaces no listados para los archivos subidos y abren cada archivo desde su enlace. Crea tu formulario y completa los pasos de arriba. Si tienes alguna pregunta, escribe a soporte.

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