署名と署名済み文書をGoogle Driveに同期するには？

Boobesh Ramalingam
Guesswork.co共同創業者。
"結果を PDF として Google Drive に自動で保存したい"- Google Docs Editors Community

署名済みのフォームを1件ずつ PDF として Google Drive に保存したいというのはよくある質問で、Google のフォーラムでは76人が同じ質問をしています。いちばん困るのは承認の場面です。たとえば、経費精算はすべてマネージャーの署名と控えの保管が必要で、署名された瞬間に保存しなければなりません。Google Forms は回答しか保存しないため、誰かが PDF を1つずつダウンロードして手作業でフォルダーに移すことになり、控えの抜けが出ます。スクリプトでもできますが、誰かが書いて動き続けるように保守しなければなりません。Formesign なら、署名、署名済み書類、その他のアップロードされたファイルを Google Drive に自動で同期できます。フォルダーを一度選べば、その後は誰もファイルをダウンロードしたり移動したりする必要はありません。

さっそく始めましょう。フォームを作成して、以下の手順に沿って進めてください。

Save to Google Drive

  • フォームを作成をクリックし、Enter your form name をクリックして名前を入力し、Generate をクリックします
  • アウトラインを確認して Proceed をクリックします。フォームの「Edit」タブで、「Your signing link is ready」と表示された「Add eSignature」ダイアログを閉じます。
Your signing link is ready と表示された Add eSignature ダイアログ。閉じるアイコンがマークされ、Manage の下に Share form と Add another signature があります
  • 「Signed PDF」タブをクリックします。
Edit、Preview、Share、Signed PDF、Responses の各タブ。Signed PDF がマークされています
  • Save to Google Drive をクリックします
Signed PDF タブのバー。Save to Google Drive ボタンがマークされています
  • Save to Google Drive で、ファイルを保存するフォルダーを選び、Next をクリックします。新しいフォルダーには、ドライブにあるフォームのファイルと同じ名前が付きます。
Save to Google Drive ダイアログ。Expense claim という名前の Create a new folder in your drive と Next ボタンがマークされています
  • Save Entire form response にチェックを入れたまま Proceed をクリックし、Google から求められたら Google Drive へのアクセスを許可します。Could not save to Google Drive と表示された場合は、ブラウザでポップアップを許可してもう一度お試しください。
Pages to saveのステップ。Save Entire form responseにチェックが入り、Proceedボタンに印が付いています
  • Done をクリックし、Preview をクリックして同期をテストします
You're all set と表示された Save to Google Drive ダイアログ。Done ボタンがマークされています
  • Formesign は、選んだフォルダーの中に Expense claim - Signed Documents のようにフォーム名を付けたサブフォルダーを作成します。
Google Drive の Expense claim フォルダー。サブフォルダー Expense claim - Signed Documents がマークされています
  • ユーザーがフォームに入力して送信するたびに、Formesign は電子署名入りの PDF 書類を自動で作成し、Google Drive に同期します。
Google Drive の Expense claim - Signed Documents フォルダー。固有 ID の名前が付いた署名済み PDF が2つ並び、1つ目がマークされています
フォームの署名者が複数いる場合、PDF 書類は最後の人が署名したときに同期されます。
Google Docs では、Extensions > Formesign - Signature for Google Docs > Signed documents to Drive の順にクリックします。Google Sheets では、Extensions > Formesign - Sheet Signature > Signed documents to Drive の順にクリックします。
初期設定のファイル名には、回答ごとに作られる固有 ID が入ります。フォームをカスタマイズして、ファイル名に名前やメールアドレスを入れることもできます。

まとめ

署名済みのフォームをすべて Google Drive に保管しなければならない場合、PDF を1つずつ手作業で保存するのは時間がかかり、抜けも出ます。Formesign なら、Google Drive のフォルダーを一度選ぶだけで、Formesign が電子署名入りの PDF 書類を自動で作成し、Google Drive に同期します。フォームを作成して、上の手順を完了してください。ご不明な点があれば、サポートにご連絡ください。

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