Como sincronizar a assinatura e o documento assinado com o Google Drive?

Boobesh Ramalingam
Cofundador da Guesswork.co.
"Guardar o resultado automaticamente como pdf no google drive"- Google Docs Editors Community

Salvar cada formulário assinado no Google Drive como PDF é uma dúvida comum: 76 pessoas já perguntaram isso no fórum do Google. É nas aprovações que mais dói. Por exemplo, cada pedido de reembolso de despesas precisa da assinatura de um gerente e de uma cópia arquivada, salva no momento em que é assinado. O Google Forms só guarda as respostas, então alguém baixa cada PDF e o move para uma pasta à mão e cópias se perdem. Um script pode fazer isso, mas alguém precisa escrevê-lo e mantê-lo funcionando. Com o Formesign, você sincroniza automaticamente a assinatura, o documento assinado e outros arquivos enviados com o seu google drive. Você seleciona a pasta uma vez e, a partir daí, ninguém precisa baixar ou mover um arquivo.

Vamos começar. Crie seu formulário e siga os passos abaixo.

Salvar no Google Drive

  • Clique em Crie seu formulário, clique em Enter your form name, digite o nome e clique em Generate
  • Confira o esboço e clique em Proceed. Na aba "Edit" do formulário, feche a caixa de diálogo "Add eSignature" que diz "Your signing link is ready".
A caixa de diálogo Add eSignature dizendo Your signing link is ready, com o ícone de fechar destacado e Share form e Add another signature em Manage
  • Clique na aba "Signed PDF".
As abas Edit, Preview, Share, Signed PDF e Responses, com Signed PDF destacada
  • Clique em Save to Google Drive
A barra da aba Signed PDF com o botão Save to Google Drive destacado
  • Em Save to Google Drive, selecione a pasta onde quer guardar os arquivos e clique em Next. Uma pasta nova recebe o nome do arquivo do formulário no seu drive.
A caixa de diálogo Save to Google Drive com Create a new folder in your drive, chamada Expense claim, e o botão Next destacado
  • Deixe Save Entire form response marcado, clique em Proceed e autorize o acesso ao Google Drive quando o Google pedir. Se aparecer Could not save to Google Drive, permita pop-ups no navegador e tente de novo.
A etapa Pages to save com Save Entire form response marcado e o botão Proceed destacado
  • Clique em Done e depois em Preview para testar a sincronização
A caixa de diálogo Save to Google Drive dizendo You're all set, com o botão Done destacado
  • O Formesign cria uma subpasta com o nome do seu formulário, como Expense claim - Signed Documents, dentro da pasta selecionada.
A pasta Expense claim no Google Drive com a subpasta Expense claim - Signed Documents destacada
  • Sempre que um usuário preenche e envia o formulário, o Formesign gera automaticamente um documento pdf com as assinaturas eletrônicas e o sincroniza com o seu google drive.
A pasta Expense claim - Signed Documents no Google Drive, com dois PDFs assinados nomeados com seus IDs únicos, o primeiro deles destacado
Se o formulário tem mais de um signatário, o documento pdf é sincronizado quando a última pessoa assina.
No Google Docs, clique em Extensions > clique em Formesign - Signature for Google Docs > clique em Signed documents to Drive. No Google Sheets, clique em Extensions > clique em Formesign - Sheet Signature > clique em Signed documents to Drive.
O nome de arquivo padrão inclui o ID único gerado para cada resposta. Você pode personalizar seu formulário para incluir o nome ou o email no nome do arquivo.

Resumo

Quando cada formulário assinado precisa ficar no Google Drive, salvar cada PDF à mão leva tempo e alguns se perdem. Com o Formesign, você seleciona uma pasta do Google Drive uma vez e o Formesign gera automaticamente um documento pdf com as assinaturas eletrônicas e o sincroniza com o seu google drive. Crie seu formulário e siga os passos acima. Se tiver dúvidas, escreva para o suporte.

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