¿Cómo sincronizar la firma y el documento firmado con Google Drive?

Boobesh Ramalingam
Cofundador de Guesswork.co.
"Guardar el resultado automáticamente como pdf en el google drive"- Google Docs Editors Community

Guardar cada formulario firmado en Google Drive como PDF es una pregunta común: 76 personas la han hecho en el foro de Google. Donde más duele es en las aprobaciones. Por ejemplo, cada reembolso de gastos necesita la firma de un gerente y una copia archivada, guardada en el momento en que se firma. Google Forms solo guarda las respuestas, así que alguien descarga cada PDF y lo mueve a mano a una carpeta y algunas copias se pierden. Un script puede hacerlo, pero alguien tiene que escribirlo y mantenerlo funcionando. Con Formesign, puedes sincronizar automáticamente la firma, el documento firmado y los demás archivos subidos con tu Google Drive. Eliges la carpeta una vez y, a partir de ahí, nadie tiene que descargar ni mover un archivo.

Empecemos. Crea tu formulario y sigue los pasos de abajo.

Guardar en Google Drive

  • Haz clic en Crear tu formulario, haz clic en Enter your form name, escribe el nombre y haz clic en Generate
  • Revisa el esquema y haz clic en Proceed. En la pestaña "Edit" del formulario, cierra el cuadro de diálogo "Add eSignature" que dice "Your signing link is ready".
El cuadro de diálogo Add eSignature que dice Your signing link is ready, con su ícono de cerrar marcado y Share form y Add another signature en Manage
  • Haz clic en la pestaña "Signed PDF".
Las pestañas Edit, Preview, Share, Signed PDF y Responses, con Signed PDF marcada
  • Haz clic en Save to Google Drive
La barra de la pestaña Signed PDF con el botón Save to Google Drive marcado
  • En Save to Google Drive, selecciona la carpeta donde quieres guardar los archivos y haz clic en Next. Una carpeta nueva toma el nombre del archivo del formulario en tu Drive.
El cuadro de diálogo Save to Google Drive con Create a new folder in your drive (llamada Expense claim) y el botón Next marcados
  • Deja marcada la opción Save Entire form response, haz clic en Proceed y autoriza el acceso a Google Drive cuando Google lo pida. Si aparece Could not save to Google Drive, permite las ventanas emergentes en tu navegador y vuelve a intentarlo.
El paso Pages to save con Save Entire form response seleccionado y el botón Proceed marcado
  • Haz clic en Done y luego en Preview para probar la sincronización
El cuadro de diálogo Save to Google Drive que dice You're all set, con el botón Done marcado
  • Formesign crea dentro de la carpeta seleccionada una subcarpeta con el nombre de tu formulario, por ejemplo Expense claim - Signed Documents.
La carpeta Expense claim en Google Drive con la subcarpeta Expense claim - Signed Documents marcada
  • Cada vez que un usuario llena y envía el formulario, Formesign genera automáticamente un documento PDF con las firmas electrónicas y lo sincroniza con tu Google Drive.
La carpeta Expense claim - Signed Documents en Google Drive, con dos PDF firmados nombrados con su id único, el primero marcado
Si el formulario tiene más de un firmante, el documento PDF se sincroniza cuando firma la última persona.
En Google Docs, haz clic en Extensiones > haz clic en Formesign - Signature for Google Docs > haz clic en Signed documents to Drive. En Google Sheets, haz clic en Extensiones > haz clic en Formesign - Sheet Signature > haz clic en Signed documents to Drive.
El nombre de archivo predeterminado incluye el id único generado para cada respuesta. Puedes personalizar tu formulario para incluir el nombre o el correo en el nombre del archivo.

Resumen

Cuando cada formulario firmado tiene que guardarse en Google Drive, guardar cada PDF a mano toma tiempo y algunos se pierden. Con Formesign, eliges una carpeta de Google Drive una vez y Formesign genera automáticamente un documento PDF con las firmas electrónicas y lo sincroniza con tu Google Drive. Crea tu formulario y completa los pasos de arriba. Si tienes alguna pregunta, escribe a soporte.

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