Hoe geef je de naar Google Drive gesynchroniseerde bestanden een andere naam?

Boobesh Ramalingam
Medeoprichter van Guesswork.co.
"Google Drive-mappen maken en documenten uit Google Forms-antwoorden hernoemen"- Google Docs Editors Community

Als een veiligheidsfunctionaris het heftrucktrainingsbewijs van één medewerker opvraagt, wil die het nu. Dozen vol papier doorzoeken kan uren duren. Een Google Drive-map met ondertekende formulieren die alleen een unieke id als naam hebben, is nauwelijks sneller, want je opent ze een voor een tot je de juiste medewerker vindt. Google Forms bewaart alleen de antwoorden en geeft je dus geen bestand met de naam van de medewerker erop. Met Formesign configureer je de sleutelvelden in het formulier zodat de naam of het e-mailadres van de invuller automatisch in de bestandsnaam komt wanneer de bestanden met je Google Drive worden gesynchroniseerd. Zoek je dan in Google Drive op de naam van de medewerker, dan vind je elk nieuw dossier.

Aan de slag. Maak je formulier en volg de stappen hieronder.

Hoe hernoem je de bestanden?

  • Klik op Maak je formulier, klik op Enter your form name, typ de naam en klik op Generate
  • Controleer de opzet en klik op Proceed. Sluit op het tabblad "Edit" van het formulier het dialoogvenster "Add eSignature" met de melding "Your signing link is ready".
Het dialoogvenster Add eSignature met de melding Your signing link is ready, het sluitpictogram gemarkeerd en Share form en Add another signature onder Manage
  • Scrol naar het einde van het formulier. Klik op het pictogram Configure key fields, het notitieboekje in de laatste rij After page
De rij After page 1 aan het einde van het formulier, met het pictogram Configure key fields gemarkeerd
  • Stel in het paneel Respondent Get name from en Get email from in op de velden met de naam en het e-mailadres van de invuller. Zie je Get email from niet, klik dan op + Email.
  • Klik op Save
Het paneel Respondent met Get name from ingesteld op Worker name en Get email from op Worker email, allebei gemarkeerd, en de knop Save gemarkeerd
De bestandsnaam bevat nu de naam. Zodra je een antwoord hebt, zie je die op elke kaart in het tabblad Signed PDF. Antwoorden die je al hebt veranderen ook.
Een kaart in het tabblad Signed PDF, met de bestandsnaam PF000002 - Noor Ali - en de unieke id - Signed Document.pdf gemarkeerd
Om deze bestanden met je Google Drive te synchroniseren, zie handtekening en ondertekend document synchroniseren met Google Drive.

Samenvatting

Als ondertekende bestanden alleen een unieke id als naam hebben, moet je ze een voor een openen om het dossier van één persoon te vinden. Met Formesign configureer je de sleutelvelden één keer zodat de naam of het e-mailadres van de invuller in de bestandsnaam staat, en vind je elk nieuw dossier door in je Google Drive te zoeken. Maak je formulier en volg de stappen hierboven.

Laatst bijgewerkt: