Wie benennen Sie die mit Google Drive synchronisierten Dateien um?

Boobesh Ramalingam
Mitgründer von Guesswork.co.
"Google Drive-Ordner anlegen und Dokumente aus Google Forms-Antworten umbenennen"- Google Docs Editors Community

Wenn eine Sicherheitsfachkraft den Staplerschein eines bestimmten Mitarbeiters verlangt, will sie ihn sofort. Kisten voller Papier zu durchsuchen, kann Stunden dauern. Ein Google Drive-Ordner mit unterschriebenen Formularen, die nur nach einer eindeutigen ID benannt sind, ist kaum schneller, denn Sie öffnen sie eines nach dem anderen, bis Sie den richtigen Mitarbeiter finden. Google Forms speichert nur die Antworten und liefert Ihnen daher keine Datei mit dem Namen des Mitarbeiters. Mit Formesign konfigurieren Sie die Schlüsselfelder im Formular so, dass Name oder E-Mail-Adresse der befragten Person automatisch in den Dateinamen aufgenommen werden, wenn die Dateien mit Ihrem Google Drive synchronisiert werden. Eine Suche in Google Drive nach dem Namen des Mitarbeiters findet dann jeden neuen Nachweis.

Los geht's. Erstellen Sie Ihr Formular und folgen Sie den Schritten unten.

Wie benennen Sie die Dateien um?

  • Klicken Sie auf Formular erstellen, klicken Sie auf Enter your form name, geben Sie den Namen ein und klicken Sie auf Generate
  • Prüfen Sie die Gliederung und klicken Sie auf Proceed. Schließen Sie im Tab "Edit" des Formulars den Dialog "Add eSignature" mit der Meldung "Your signing link is ready".
Der Dialog Add eSignature mit der Meldung Your signing link is ready, markiertem Schließen-Symbol sowie Share form und Add another signature unter Manage
  • Scrollen Sie zum Ende des Formulars. Klicken Sie auf das Symbol Configure key fields, das Notizbuch in der letzten Zeile After page
Die Zeile After page 1 am Ende des Formulars mit markiertem Symbol Configure key fields
  • Stellen Sie im Bereich Respondent Get name from und Get email from auf die Felder mit Name und E-Mail-Adresse der befragten Person. Wenn Get email from nicht angezeigt wird, klicken Sie auf + Email.
  • Klicken Sie auf Save
Der Bereich Respondent mit Get name from auf Worker name und Get email from auf Worker email, beide markiert, und markierter Schaltfläche Save
Der Dateiname enthält jetzt den Namen. Sobald Sie eine Antwort haben, sehen Sie ihn auf jeder Karte im Tab Signed PDF. Auch bereits vorhandene Antworten ändern sich.
Eine Karte im Tab Signed PDF mit markiertem Dateinamen PF000002 - Noor Ali - und der eindeutigen ID - Signed Document.pdf
Wie Sie diese Dateien mit Ihrem Google Drive synchronisieren, lesen Sie unter Unterschrift und unterschriebenes Dokument mit Google Drive synchronisieren.

Zusammenfassung

Wenn unterschriebene Dateien nur nach einer eindeutigen ID benannt sind, müssen Sie für den Nachweis einer Person eine nach der anderen öffnen. Mit Formesign konfigurieren Sie die Schlüsselfelder einmal so, dass Name oder E-Mail-Adresse der befragten Person im Dateinamen stehen, und finden jeden neuen Nachweis per Suche in Ihrem Google Drive. Erstellen Sie Ihr Formular und führen Sie die Schritte oben aus.

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