Come autocompilare i campi di Google Forms da un foglio?

"compilare automaticamente i campi di un google form in base a un numero di telefono inserito, dalle risposte precedenti?"- Google Docs Editors Community

Le persone inseriscono un numero di telefono o un ID dipendente, e il nome, l'email e l'indirizzo che corrispondono sono già nel tuo Google Sheet o nelle risposte precedenti. Google Forms fa riscrivere tutto da capo, e gli errori entrano. 53 persone sul forum di Google vogliono che il modulo compili questi dati da solo. Apps Script non aiuta, perché non può compilare i campi mentre qualcuno sta compilando il modulo. Con Formfacade, colleghi il tuo foglio e descrivi la compilazione automatica in inglese semplice. Le persone inseriscono l'ID e il modulo compila il resto, da un foglio o da più fogli, e il tuo foglio non viene mai modificato.

Qui sotto trovi in cosa la compilazione automatica è diversa dalla precompilazione, perché Apps Script non può farla e come configurarla con Formfacade.

Compilazione automatica vs. precompilazione

Questi due termini vengono spesso usati come sinonimi, ma descrivono cose diverse:
La compilazione automatica avviene mentre chi risponde sta compilando il modulo. Quando seleziona o inserisce un valore, i campi collegati si compilano in tempo reale dal tuo foglio. Per esempio, chi risponde seleziona un ID dipendente e il suo nome, il reparto e la sede si compilano automaticamente.
La precompilazione avviene prima che il modulo venga aperto. Il proprietario del modulo genera un link precompilato unico per ogni persona, con alcuni campi già compilati quando la persona apre il modulo. Per esempio, inviare ai clienti un modulo di feedback con il loro nome e il numero d'ordine già compilati. Puoi generare i link precompilati a mano, usare una formula di Google Sheets per generarli automaticamente dai dati del tuo foglio oppure usare Formfacade Prefill per generare link precompilati sicuri senza esporre dati nei parametri dell'URL.
Questo articolo parla di compilazione automatica. Se vuoi generare link precompilati da un Google Sheet da inviare a persone specifiche, vedi Formfacade - Prefill.

Cos'è la compilazione automatica in Google Forms?

La compilazione automatica collega una domanda del tuo modulo a una o più colonne del tuo Google Sheet. Quando chi risponde seleziona o inserisce un valore, il modulo interroga il tuo foglio in tempo reale e compila automaticamente più campi con i dati collegati.
Per esempio, quando chi risponde seleziona un ID dipendente da un elenco a discesa, il suo nome, il reparto e la sede vengono compilati dal foglio nei campi corrispondenti del modulo. Chi risponde non deve inserire queste informazioni a mano.
Oppure, quando chi risponde seleziona un prodotto da un elenco a discesa, la descrizione, il prezzo e la disponibilità vengono compilati da un foglio, e l'aliquota fiscale e il costo di spedizione da un altro foglio.
La compilazione automatica può compilare più campi alla volta, prendendo i dati da uno o più fogli collegati.

Posso usare Apps Script?

Apps Script si può usare per modificare un modulo o avviare azioni dopo che chi risponde invia il modulo. Per esempio, può consultare un foglio per aggiornare le opzioni di un elenco a discesa o inviare un'email di conferma a chi ha risposto. Però Apps Script non può reagire in tempo reale a ciò che chi risponde inserisce in un Google Form nativo.
La compilazione automatica richiede che il modulo interroghi uno o più fogli nel momento in cui chi risponde fa una scelta o inserisce un valore e compili subito più campi. Apps Script non ha modo di farlo mentre chi risponde sta compilando il modulo.

Importa Google Forms tramite URL

Se hai già creato il tuo modulo in Google Forms, puoi usare il suo URL per importarlo in Formfacade. In questo modo si crea una copia del modulo in Formfacade dove configuri il lookup. Quando chi risponde invia il modulo dal link di Formfacade, le risposte vengono registrate in Google Forms. Puoi usare la funzione Link to Sheets di Google Forms per sincronizzare automaticamente le risposte con Google Sheets in tempo reale.
Prendiamo questo esempio. Un'azienda usa un Google Form per le richieste dei dipendenti. Quando un dipendente seleziona il suo ID dipendente da un elenco a discesa, il suo nome, il reparto e la sede vengono compilati automaticamente dal foglio Employee. Il dipendente deve solo inserire i dettagli specifici della sua richiesta.

Come si configura?

Il tuo Google Form ha bisogno della domanda a cui le persone risponderanno e di una domanda per ogni campo da compilare automaticamente. Il tuo Google Sheet ha bisogno di una colonna per ciascuna.
What do you want to do with your Google Sheets data?, con Autofill fields from Google Sheets evidenziato
  • Incolla il link del tuo Google Form e fai clic su Next. Formfacade copierà le tue domande
  • Seleziona il tuo foglio e fai clic su Next. Se non ne hai ancora collegato uno, fai clic su Connect a Google Sheet e sceglilo nella finestra di Google
  • Sotto "How do you want to connect?", adatta l'istruzione già scritta per te e fai clic su Proceed. Per esempio: "When a staff member selects an employee ID, autofill their name, department, and office location from the Employee sheet."
  • Fai clic su Preview your form per provarlo
  • Condividi il link di Formfacade con chi deve rispondere.
Descrivi quello che vuoi in inglese semplice o in qualsiasi lingua: interrogherà il tuo foglio in tempo reale quando chi risponde fa una scelta e compilerà le risposte con i dati del foglio. Il modulo resta sincronizzato con il foglio automaticamente.
Prendiamo un altro esempio. Un negozio usa un Google Form per ricevere ordini. Quando un cliente seleziona un prodotto da un elenco a discesa, la descrizione, il prezzo e la disponibilità vengono compilati dal foglio Products, e l'aliquota fiscale e il costo di spedizione dal foglio Pricing. Il cliente deve solo inserire la quantità. Per esempio: "When a customer selects a product, autofill the product description, price, and available stock from the Products sheet, and the tax rate and shipping cost from the Pricing sheet."

Perché questo metodo?

  • Nessun Apps Script. Imposta la compilazione automatica con un'istruzione in inglese semplice.
  • Gestisce grandi quantità di dati. Supporta dati di qualsiasi dimensione in Google Sheets senza limiti di prestazioni.
  • Interfaccia flessibile. Nascondi i campi di lookup o rendili di sola lettura così chi risponde non può modificare il valore restituito.
  • Il tuo foglio è l'unica fonte di verità. Aggiorna i dati in un solo posto e ogni modulo collegato li riflette automaticamente.
  • Il tuo foglio non viene mai modificato. Formfacade copia i tuoi dati per servire i moduli velocemente e non usa mai l'accesso in scrittura al tuo foglio.

Domande frequenti

Posso compilare automaticamente i campi da più di un foglio?
Sì. Puoi collegare più fogli allo stesso modulo e compilare campi diversi da fogli diversi in base a una sola scelta.
Posso nascondere o rendere di sola lettura i campi compilati automaticamente?
Sì. Puoi rendere di sola lettura i campi compilati automaticamente, così chi risponde non può modificare i valori restituiti, oppure nasconderli del tutto, così chi risponde non li vede mentre compila il modulo.
Cosa succede se il valore selezionato non esiste nel foglio?
I campi da compilare automaticamente restano vuoti. Puoi configurare un messaggio di errore per avvisare chi risponde se non viene trovato nessun dato corrispondente.
Le risposte vengono registrate in Google Forms?
Sì. Che tu usi il metodo di importazione o il componente aggiuntivo, le risposte vengono registrate in Google Forms come al solito. Puoi usare la funzione Link to Sheets di Google Forms per sincronizzare le risposte con Google Sheets in tempo reale.

Riepilogo

Quando le persone riscrivono dati che sono già nel tuo Google Sheet, gli errori entrano, e Google Forms non può compilarli al posto loro. Con Formfacade, colleghi il tuo foglio e descrivi in inglese semplice quali campi compilare da lì. Collega il tuo Google Sheet al tuo modulo con Formfacade. Se hai domande, scrivi all'assistenza.

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