¿Cómo buscar datos de Google Sheets en Google Forms?

"Mostrar a cada estudiante sus resultados ingresando su número de matrícula"- Google Docs Editors Community

Alguien ingresa un número de matrícula, un número de pedido o un código de cupón y el formulario debería encontrar el valor correspondiente en tu hoja de Google Sheets: sus calificaciones, el estado del pedido, el descuento. 25 personas en el foro de Google pidieron exactamente esto. Google Forms no puede leer una hoja mientras alguien llena el formulario y Apps Script solo se ejecuta después de que lo envía. Con Formfacade, conectas tu hoja y describes la búsqueda en lenguaje sencillo. El valor aparece en cuanto la persona responde. Puedes mostrarlo, ocultarlo o hacerlo de solo lectura y se registra con la respuesta.

A continuación verás qué es una búsqueda, por qué Apps Script no puede hacerla y cómo configurar una con Formfacade.

¿Qué es una búsqueda en Google Forms?

Una búsqueda conecta una pregunta de tu formulario con una columna de tu hoja de Google Sheets. Cuando una persona elige o escribe una respuesta, el formulario consulta tu hoja en tiempo real y devuelve un valor relacionado según esa selección.

Por ejemplo, cuando una persona ingresa un código de cupón, el formulario puede buscar y devolver el descuento que corresponde desde tu hoja. O, si una persona elige el nombre de un estudiante en un desplegable, el formulario puede buscar y devolver el correo electrónico de ese estudiante desde tu hoja. El correo se registra como respuesta del campo de correo electrónico del formulario. Puedes ocultar este campo para que las personas no lo vean mientras llenan el formulario.

Esto es distinto de llenar un desplegable, donde la hoja solo se usa para dar la lista de opciones. Una búsqueda ocurre después de que la persona hace una selección o ingresa un valor y devuelve datos de tu hoja según lo que eligió.

¿Puedo usar Apps Script?

Apps Script se puede usar para editar un formulario o activar acciones después de que una persona envía el formulario. Por ejemplo, puede consultar una hoja para actualizar las opciones de un desplegable o enviar un correo de confirmación a la persona. Sin embargo, Apps Script no puede responder en tiempo real a lo que la persona ingresa dentro de un formulario nativo de Google Forms.

Una búsqueda requiere que el formulario consulte tu hoja en el momento en que la persona hace una selección o ingresa un valor y Apps Script no tiene forma de hacerlo mientras la persona llena el formulario.

Importa formularios de Google Forms con la URL

Si ya creaste tu formulario en Google Forms, puedes usar la URL del formulario para importarlo a Formfacade. Esto crea una copia de tu formulario en Formfacade donde puedes configurar la búsqueda. Cuando las personas envían el formulario con el enlace de Formfacade, las respuestas se registran en Google Forms. Puedes usar la función Link to Sheets de Google Forms para sincronizar automáticamente las respuestas con Google Sheets en tiempo real.

Veamos este ejemplo. Un formulario administrativo de una escuela muestra un desplegable con nombres de estudiantes. Cuando un miembro del personal elige un nombre, el correo electrónico del estudiante se busca automáticamente en la hoja y se registra con la respuesta. Esto elimina los errores de escritura manual y garantiza que el correo siempre sea correcto y esté actualizado. El campo de correo se puede ocultar para que el miembro del personal no lo vea mientras llena el formulario.

¿Cómo configurarlo?

Tu formulario de Google Forms necesita la pregunta que la gente va a responder y una pregunta para el valor que se busca. Tu hoja de Google Sheets necesita una columna para cada una.

Haz clic en Conecta tu hoja de Google Sheets a tu formulario
Haz clic en "Connect Google Sheets to your form with AI" en la página que se abre

Pega el enlace de tu formulario de Google Forms y haz clic en Next. Formfacade copiará tus preguntas
Selecciona tu hoja y haz clic en Next. Si todavía no conectaste ninguna, haz clic en Connect a Google Sheet y elígela en la ventana de Google
En "How do you want to connect?", edita la instrucción que se escribió por ti para implementar la búsqueda y haz clic en Proceed. Por ejemplo: "Cuando un miembro del personal elija el nombre de un estudiante, busca y devuelve su correo electrónico desde la hoja Students."
Haz clic en Preview your form para probarlo
Comparte el enlace de Formfacade con las personas que responden.

Describe lo que quieres en lenguaje sencillo o en cualquier idioma y consultará tu hoja en tiempo real cuando una persona haga una selección y llenará la respuesta con los datos de tu hoja. El formulario se mantiene sincronizado con tu hoja automáticamente.

Veamos otro ejemplo. Una tienda usa un formulario de Google Forms para tomar pedidos y aplicar descuentos. Cuando un cliente ingresa un código de cupón, el formulario consulta la hoja en tiempo real y devuelve el descuento que corresponde. Si el código de cupón no existe en la hoja, el formulario muestra un mensaje de error. Por ejemplo: "Cuando un cliente ingrese un código de cupón, busca y devuelve el descuento que corresponde desde la hoja Discounts."

¿Por qué este enfoque?

No necesitas Apps Script. Configura la búsqueda con una instrucción en lenguaje sencillo.
Maneja muchos datos. Admite datos de cualquier tamaño guardados en Google Sheets sin límites de rendimiento.
Interfaz flexible. Oculta los campos de búsqueda o márcalos como de solo lectura para que las personas que responden no puedan editar el valor devuelto.
Tu hoja es la única fuente de verdad. Actualiza los datos en un solo lugar y cada formulario conectado lo refleja automáticamente.
Tu hoja nunca se modifica. Formfacade copia tus datos para servir los formularios rápido y nunca usa el acceso de escritura a tu hoja.

Limitaciones

Requiere una suscripción a Formfacade - Sheets Lookup.
Las respuestas se registran en Google Forms como siempre, pero tienes que usar el enlace de Formfacade en lugar de la URL original de Google Forms para recopilar respuestas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo ocultar el valor encontrado a la persona que responde?

Sí. Puedes ocultar el campo que muestra el valor devuelto. El valor igual se registra con la respuesta del formulario, pero la persona no lo ve mientras llena el formulario.

¿Qué pasa si el valor que ingresa la persona no existe en la hoja?

El formulario puede mostrarle un mensaje de error a la persona. Por ejemplo, si un cliente ingresa un código de cupón no válido, el formulario le avisará que el código no existe.

¿La búsqueda puede devolver un valor de una hoja distinta a la que alimenta el desplegable?

Sí. El desplegable y la búsqueda pueden estar conectados a hojas distintas.

¿La hoja necesita un formato específico para que la búsqueda funcione?

No. Mientras los valores que se buscan estén en una columna y los valores relacionados en otra, Formfacade puede trabajar con la estructura actual de tu hoja.

¿Las respuestas se registran en Google Forms?

Sí. Ya sea que uses el método de importación o el complemento, las respuestas se registran en Google Forms como siempre. Puedes usar la función Link to Sheets de Google Forms para sincronizar las respuestas con Google Sheets en tiempo real.

Resumen

Cuando un formulario debe encontrar un valor en tu hoja de Google Sheets mientras alguien responde, Google Forms no puede hacerlo y Apps Script solo se ejecuta después del envío. Con Formfacade, conectas tu hoja y describes la búsqueda en lenguaje sencillo. El valor aparece mientras la persona llena el formulario. Conecta tu hoja de Google Sheets a tu formulario con Formfacade. Si tienes alguna pregunta, escribe a soporte.