¿Cómo agregar una firma a un documento PDF?

Boobesh Ramalingam
Cofundador de Guesswork.co.
"el documento firmado debe guardarse en drive en formato PDF"- Google Drive Community

Esta es una pregunta común entre quienes guardan sus PDF en Google Drive y 281 personas la han hecho en el foro de Google. Algunos tienen un PDF que firmar ellos mismos. Otros necesitan que un cliente o todo un equipo lo llene y lo firme. Descargarlo en Adobe y volver a subir la copia firmada toma tiempo y la firma electrónica de Google solo funciona en algunos planes de Workspace. Con Formesign, subes tu PDF una sola vez y lo firmas tú mismo o compartes un solo enlace para que otros lo llenen y lo firmen en cualquier dispositivo.

Estas son tres formas de firmar un PDF o hacer que lo firmen y dónde se queda corta cada una.

Hay tres formas de firmar un PDF o hacer que lo firmen: Adobe Acrobat Reader, la firma electrónica de Google y Formesign.

Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader te permite escribir, dibujar o subir una firma y colocarla en un PDF. Para hacerlo descargas el PDF y vuelves a subir la copia firmada. Además, no hace llegar el PDF a las demás personas que tienen que firmarlo.

Firma electrónica de Google Workspace

En algunos planes de Google Workspace, la firma electrónica de Google te permite solicitar firmas en un PDF en Drive.
Puedes crear fácilmente documentos para firmar y enviar solicitudes de firma en Google Docs y Google Drive. Para recopilar firmas en un PDF, sube tu documento PDF a Google Drive > haz clic en el documento PDF subido para seleccionarlo > haz clic en el ícono ⋮ > haz clic en Compartir > haz clic en Request eSignature.
Un PDF seleccionado en Google Drive con el menú More abierto en Share y Request eSignature
Puedes arrastrar uno o más campos, como Firma, Iniciales, Nombre, Fecha de firma o Campo de texto, para agregarlos a tu documento. Si tienes varios firmantes, en "Insert fields for", selecciona el firmante al que quieres asignar un campo de firma electrónica. También puedes usar la opción Manage Signers para actualizar la lista de firmantes disponibles. Actualmente, puedes agregar hasta 10 firmantes a un documento PDF y asignar campos a cada uno.
Campos Signature, Initials y otros agregados a un PDF para cada firmante
Puedes asignar firmantes a cada campo del documento. Para gestionar un campo, haz clic en él para seleccionarlo y usa el menú desplegable Assigned to para cambiar el firmante. Cada firmante tiene un color único, lo que facilita identificar los campos asignados a cada uno.
Un campo del PDF seleccionado con su menú desplegable Assigned to
Una vez que agregaste los campos necesarios al documento, puedes enviarlo para firmar haciendo clic en la opción Request signature a la derecha. Escribe un título para el archivo PDF, agrega el correo electrónico de cada firmante, incluye un mensaje para enviar con la solicitud de firma electrónica y luego haz clic en Send Request.
El panel Request signature con un título para el PDF, los correos de los firmantes y Send Request
Cuando envías la solicitud de firma, se genera un PDF y se comparte con los firmantes, que solo pueden actualizar los campos asignados a ellos y firmar el documento. Una vez firmado el documento, se guarda una copia PDF del archivo completo en la misma carpeta que tu documento original.

✅ Ventajas

  • Seguro y conforme a la ley (ESIGN Act, eIDAS)
  • Interfaz fácil de usar e intuitiva
  • Integración fluida con Google Drive
  • Admite varios firmantes

❌ Desventajas

  • No admite flujos de firma secuenciales (no se puede imponer un orden de firma)
  • No se puede elegir la carpeta de Google Drive donde se guardan los documentos firmados
  • Informes y análisis limitados

Usa Formesign

  • Haz clic en Subir tu PDF, elige tu PDF y haz clic en Proceed
La pantalla Upload a PDF to collect signatures con Service agreement.pdf agregado y el botón Proceed marcado
  • Selecciona Yes, keep my PDF exactly as it is y haz clic en Continue
  • Compara las casillas con tu PDF y haz clic en Proceed. Si falta una, haz clic en + Add y luego haz clic donde va la respuesta o arrastra para dibujar su casilla.

Fírmalo tú mismo

  • En How do you want the signature?, selecciona I'll sign it y haz clic en Continue
  • Llena los campos, dibuja tu firma y haz clic en Submit document. La copia firmada se envía a tu correo.

Haz que otros lo firmen

  • En How do you want the signature?, selecciona Create a reusable link for recurring forms y haz clic en Continue
How do you want the signature, con Create a reusable link for recurring forms elegido y marcado y el botón Continue marcado
  • Haz clic en View signed documents. Ahí aparecerá cada copia firmada.
  • Cada firmante empieza en el inicio de sesión de Google. Si tus firmantes no tienen cuenta de Google, haz clic en Form, haz clic en el campo de firma y haz clic en Not required junto a Verify identity.
  • Haz clic en la pestaña "Share", copia el enlace y envíalo a tus firmantes
Cada firmante lee el PDF, llena los campos y su correo, firma y hace clic en Submit document. Cada respuesta crea un documento nuevo y recibes todas las copias firmadas.
El Service agreement llenado por Sam Lee con su firma, debajo de los pasos Read, Fill, Review y Submit, con el botón Submit document marcado

Resumen

Ya sea que firmes un PDF tú mismo o necesites que otros lo firmen, descargarlo en otra herramienta y volver a subirlo toma tiempo. Con Formesign, subes tu PDF una sola vez, lo firmas tú mismo o compartes un solo enlace y cada firmante lo llena y lo firma en cualquier dispositivo. Sube tu PDF y completa los pasos de arriba. Si tienes preguntas, escribe a soporte.

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