Ausgefüllte Formulare mit Drive synchronisieren

Boobesh Ramalingam
Mitgründer von Guesswork.co.
"Wie man automatisch PDFs mit Antworten aus Google Forms erstellt"- Quora

Manche Formulare brauchen eine Datei für jede Person, die sie ausfüllt, keine Zeile in einer Liste. Ein Beispiel: Sie nehmen Mietbewerbungen an, und jede muss in Ihrem Mieterordner abgelegt sein, bevor Sie die Wohnung anbieten. Google Forms speichert Antworten in einer Liste, und jede Antwort als PDF zu drucken und in den Ordner zu verschieben kostet Zeit, die Sie nicht haben. Sie können dafür ein Skript schreiben, aber dann müssen Sie dieses Skript selbst reparieren. Formesign erstellt beim Absenden ein PDF jeder Antwort und speichert es in dem Google-Drive-Ordner, den Sie wählen. Es kann dieses PDF auch per E-Mail an die Person senden, die es ausgefüllt hat. Das funktioniert für Rechnungen, Vereinbarungen, Anträge, Zertifikate, Onboarding-Unterlagen und Einwilligungsformulare.

Los geht's. Laden Sie Ihr Formular als PDF hoch und folgen Sie den Schritten unten.

E-Mail-Anhang

  • Laden Sie Ihr PDF hoch und klicken Sie auf Proceed. Wählen Sie bei "Do you need the signed document to match your original PDF?" die Option Yes, keep my PDF exactly as it is und klicken Sie auf Continue.
  • Prüfen Sie die Felder und klicken Sie auf Proceed. Wählen Sie bei "How do you want the signature?" die Option Create a reusable link for recurring forms und klicken Sie auf Continue. Klicken Sie auf View signed documents.
  • Klicken Sie auf den Tab "Responses"
Die Tabs PDF Template, Form, Preview, Share, Signed PDF und Responses, mit Responses markiert
  • Klicken Sie auf Kanban board
  • Klicken Sie auf die drei Punkte der Spalte, in der Ihre Antworten landen, etwa Submitted, und klicken Sie auf Notify respondent
Eine Spalte im Kanban board mit markierten drei Punkten und geöffnetem Menü bei Notify respondent, das markiert ist
  • Wählen Sie das Feld mit der E-Mail-Adresse und klicken Sie auf Next
  • Passen Sie den Betreff an und klicken Sie auf Next
  • Passen Sie die Nachricht an, aktivieren Sie die Option Include form response as attachment und klicken Sie auf Next
  • Wenn Test email notification angezeigt wird, senden Sie eine Testantwort mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse im Formular ab und klicken Sie auf YES, um die Einrichtung abzuschließen.
Der Schritt Email respondent message mit angehaktem und markiertem Include form response as attachment und der Schaltfläche Next markiert
Wenn der Nutzer das Formular ausfüllt und absendet, erhält er eine Bestätigungs-E-Mail mit dem erzeugten PDF-Dokument als Anhang.

Mit Google Drive synchronisieren

  • Klicken Sie auf den Tab "Signed PDF"
Die Tabs PDF Template, Form, Preview, Share, Signed PDF und Responses, mit Signed PDF markiert
  • Klicken Sie auf Save to Google Drive
Die Leiste im Tab Signed PDF mit markierter Schaltfläche Save to Google Drive
  • Wählen Sie den gewünschten Ordner und klicken Sie auf Next
  • Lassen Sie Save Entire form response angehakt, klicken Sie auf Proceed und erlauben Sie den Zugriff auf Google Drive, um die Einrichtung abzuschließen.
Der Dialog Save to Google Drive mit Choose existing folder from drive ausgewählt und markiert und der Schaltfläche Next markiert
Wenn der Nutzer das Formular ausfüllt und absendet, wird das erzeugte PDF-Dokument automatisch mit Ihrem Google Drive synchronisiert.
Um Antworten zu sammeln, klicken Sie auf den Tab "Share", kopieren Sie den Link und teilen Sie ihn mit Ihren Nutzern.

Google-Docs-Vorlage verwenden

Sie können auch mit Ihrem Google Doc beginnen. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren.

Zusammenfassung

Wenn Sie jede Antwort als eigenes Dokument ablegen müssen, kostet es Zeit, jede einzeln als PDF zu drucken und in einen Ordner zu verschieben. Mit Formesign synchronisieren Sie Ihr Formular einmal mit Ihrem Google-Drive-Ordner, und jede Antwort wird dort als eigenes PDF gespeichert. Laden Sie Ihr Formular als PDF hoch und führen Sie die Schritte oben aus. Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie dem Support.

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