Google Formsで同意書を作るには？

Boobesh Ramalingam
Guesswork.co共同創業者。
"お客様から同意の署名を紙でもらっています"- Quora

同意を紙で取っていて、それをオンラインに移したいとします。たとえば、施術のためにお客様を受け入れていて、お客様は初回の施術の前に必ず同意書に署名しなければなりませんが、紙はなくなったり、署名がないまま戻ってきたりします。Google Formsには署名の質問がなく、チェックボックスは同意書の署名にはなりません。文言をフォームに打ち直すと、承認済みの内容を変えてしまうおそれもあります。Formesign - Signature for Google Docsアドオンは、Google Docsにすでにある同意書を、お客様一人ひとりがオンラインで読んで署名するページに変えます。文言はそのままです。署名済みのPDFを1件ずつGoogle Driveのフォルダに保管できます。

以下では、Google Formsで同意書を作る方法とその不十分な点、そしてすでにお持ちの同意書をFormesignで使う方法を説明します。

同意書は何に使われるのか？

同意書は、医療、教育、研究、スポーツ、ビジネス、イベントなどさまざまな業界で広く使われています。個人から連絡先を集める許可を得たり、サービスや活動について説明したり、関連するリスクや条件を示したりするためです。よくある用途には、確認書、旅行の同意書、免責同意書、メディア使用の許諾書などがあります。

Google Formsのフォームを作成する

+ Add Questionオプションでフォームにフィールドを追加し、ユーザーから必要な情報を集められます。自由記述のテキストを集めるにはShort AnswerとParagraphの質問の種類を、あらかじめ決めた選択肢を示すにはMultiple ChoiceとDropdownの質問の種類を選べます。
Client Nameというタイトルの、Google Formsの記述式（短文）の質問。Add questionアイコンと質問の種類のリストが示されている
Google FormsのTT Title and Descriptionオプションを使えば、サービスや活動の詳細を加え、関連するリスクや条件を示せます。この機能では、読みやすいように太字、斜体、下線、リストでテキストを書式設定できます。
Google Formsのタイトルと説明のカード。施術のリスクと条件が入っていて一部は太字になっており、Tтアイコンとカードが示されている
わかりやすいタイトルを付け、"I consent"を選択肢にしたCheckboxesの質問を追加できます。この質問を必須にすれば、ユーザーは同意しないとフォームを送信できません。

Google Formsを使う場合の限界：

  1. Google Formsにはバージョン管理や監査ログがないため、変更や送信の完全な記録を残すのが難しくなります。その結果、業界や法的な要件によっては、同意の詳細や情報を求められる形で保存できません。
  2. Google Formsには基本的なカスタマイズのオプションはありますが、ユーザーの回答に応じて細かく作り込んだワークフローや動的なコンテンツは作れない場合があり、より複雑な用途では柔軟性に欠けます。
  3. Google Formsは広く使われていて、チェックボックスを正しく設定すれば法的拘束力を持ち得ますが、法的な有効性は管轄地域によって異なります。

Formesign - Signature for Google Docsアドオンで同意ページを表示する

Formesign - Signature for Google Docsアドオンを使えば、ユーザーがフォームを送信する前に同意画面を表示し、回答と同意を含むPDFドキュメントを作成して、ユーザーの同意を自動で記録できます。同意書がPDFの場合は、こちらからアップロードして、フィールドの確認から進めてください。
初回はFormesign - Signature for Google Docsアドオンをインストールします。Request signatureをクリックする前に、Google Docsの書式設定でテンプレートをカスタマイズできます。同意書のGoogle Docsのドキュメントを開く > Extensionsをクリック > Formesign - Signature for Google Docsをクリック > Request signatureをクリック > Proceedをクリックします。Formesignは選んだドキュメントから同意ページを作り、そこから新しいフォームを作成するので、Google Formsのフォームは必要ありません。
Google DocsのRequest signatureパネル。Google Docsのドキュメントをプレースホルダーのフィールド付きの署名可能なPDFに変換すると表示され、Proceedボタンが示されている
ドキュメントのフィールドを確認してProceedをクリック > How do you want the signature?で"Create a reusable link for recurring forms"を選んでContinueをクリック > View signed documentsをクリックすると、署名済みの各コピーを確認できます。
How do you want the signature。Create a reusable link for recurring formsが選ばれて示され、Continueボタンが示されている
テンプレートを編集：PDF Templateをクリック > Form fieldsのサイドパネルで+ Addをクリックし、回答を入れる場所をクリックするかドラッグしてボックスを描くと、ドキュメントにないフィールドを追加できます。追加したフィールドはドキュメント上に表示されます。
PDF Templateタブ。Treatment consent formとそのボックス、Form fieldsのリストが表示され、PDF TemplateタブとAddボタンが示されている
ユーザーがフォームに入力してNextボタンをクリックすると、Formesignがドキュメントをもとに同意画面を自動で作成して表示します。ユーザーはProceedをクリックし、続いてSubmit documentボタンをクリックして回答を送信します。
Amy Clarkeが署名付きで記入したTreatment consent form。Read、Fill、Review、Submitの各ステップの下にあり、Submit documentボタンが示されている
送信された回答と署名済みのPDFドキュメントは、FormesignのResponsesページとSigned PDFページで確認できます。PDFドキュメントをGoogle Driveのフォルダに同期したり、添付ファイルとしてメールで送ったりするようにフォームを設定することもできます。
Treatment consent formの回答12の詳細。Amy Clarkeの回答と署名が表示されている

まとめ

紙の同意書はなくなりやすく、Google Formsのフォームのチェックボックスは署名にはなりません。Formesignなら、Google Docsの同意書を同意ページに変え、一人ひとりがあなたの文言そのままにオンラインで署名し、署名済みのコピーをGoogle Driveのフォルダに同期できます。同意書のGoogle Docsのドキュメントを開くか、PDFとしてアップロードして、上の手順を進めてください。ご不明な点があれば、サポートにご連絡ください。

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