如何在 Google Forms 中依簽署順序收集多人簽名？

"在 DocuSign 中，您可以設定簽署順序，為其他使用者鎖定文件"- Google Docs Editors Community

Google 論壇上有 153 人問過如何像 DocuSign 一樣設定簽署順序，讓下一個人必須等前一個人簽完才能簽。用 Google Forms 收租屋申請的房東，每份租約都會遇到這個問題：租客先簽，房東再會簽。Google Forms 沒有簽名欄位，也沒有交接機制，所以回應的 PDF 得寄給第二位簽署人，再手動把檔案合併。DocuSign、Dropbox Sign 和 Adobe Sign 會強制執行順序，但合約就放在和表單回應不同的系統裡。Formesign 把順序保存在表單本身：租客簽完後才會寄信給房東，已簽署的 PDF 會存到 Google Drive，與 Sheets 中的回應放在一起。

我們先比較兩種做法，Formesign 的步驟在最後。若要立即開始，請匯入您的 Google Forms 表單。

為什麼 Google Forms 本身做不到

一份 Google Forms 表單只收集一個人的一份回應。表單沒有簽名欄位，所以光是第一個簽名就需要外掛程式或變通方法。而且沒有交接機制：租客送出後，沒有任何東西會邀請房東接著簽名。大家的變通做法是把回應的 PDF 寄給第二位簽署人，再手動把檔案拼在一起。順序只能靠您自己的自律來維持，同一週有好幾位租客簽約時，很容易一份合約核准兩次，另一份卻完全忘記。

方法 1：DocuSign、Dropbox Sign 或 Adobe Sign

專門的電子簽名平台能妥善處理簽署順序。您上傳合約，把租客和房東加為收件人，再拖曳排出順序。信封會自動傳遞，附帶提醒和稽核軌跡。
就合約本身而言，這樣很好用。問題在於合約以外的一切。租客的申請、推薦人和入住細節，可能早已透過 Google Forms 送來，於是一半的紀錄在您的表單回應中，另一半在簽名平台上，您得手動把它們對起來。
優點：自動強制執行簽署順序，內建提醒。每位簽署人都有附時間戳記的稽核軌跡。可處理任何文件，不限於表單。
缺點：如果您的收件流程已經在 Google Forms 上運作，資料最後會分散在兩個系統。按信封或按使用者計價。您和租客又多了一個要學的平台。

方法 2：Formesign 的 Signature workflow 外掛程式

Signature workflow 外掛程式會在表單本身加入核准流程，因此順序會儲存在表單上，您不必自己追蹤。您將房客設為第一位簽署人，房東設為第二位。房客收到表單，填寫資料並簽名。只有在房客完成後，房東才會收到副署邀請。若任何一方拖延，提醒郵件會催促卡住流程的人。您可以看到每個單位輪到誰，完成的合約會以已簽署 PDF 的形式存入 Google Drive，與 Google Sheets 中的回應列放在一起。
優點：由流程強制執行，租客一定在房東之前簽名。您可以在同一處查看每份合約的狀態。提醒郵件替您催人。已簽署的 PDF 存入 Google Drive，回應資料在 Sheets 中。
缺點：超過免費額度需付費，請參閱價格頁面。僅適用於 Google Forms。每位簽署人都需要電子郵件地址。

同樣的交接也出現在其他地方

租賃合約並不特別。在許多合約中，都是一個人先填寫資料並簽名，之後再由另一個人簽名。
• 錄取通知書：應徵者簽名，接著是人資，然後是總監
• 採購申請核准：申請人提交，經理簽核，最後由財務簽名
• 設備租賃和外燴合約：客戶簽名，業者會簽

如何使用 Formesign 收集多重簽名

開始使用 Formesign 有兩種方式：
選項 1：使用 Formesign 外掛程式
  • 在 Google Forms 中建立表單，收集必要的資料
  • 確認表單中已包含相關條款
  • 從 Google Workspace Marketplace 安裝 Formesign - Signature workflow for Google Forms™ 外掛程式，並設定表單以加入簽名
  • 與填答者分享 Formesign 連結，在表單中收集簽名
  • 回應和簽名會自動記錄在 Google Forms 中，並產生已簽署的 PDF 供您存檔
選項 2：匯入您的 Google Forms 表單（建議）
  • 如果還沒發布，請先在 Google Forms 發布您的表單。
  • 按一下匯入您的 Google Forms 表單，選擇 Import your Google Forms。貼上您的 Google Forms 表單連結，然後按一下 Add workflow。Formesign 會匯入表單的副本，並詢問誰應依序簽名。
  • 在 To be signed by 下方，方塊 1 已有預先猜測的內容，請選取它並輸入 Tenant。在方塊 2 輸入 Landlord，然後按一下 Next。
Setup workflow 面板，To be signed by 下方有 Tenant 和 Landlord，並標示出 Next 按鈕
  • 按一下「Share」分頁，複製連結並寄給您的租客。
租客填寫資料、簽名，按一下 SUBMIT，輸入房東的電子郵件，然後按一下 Proceed。房東會收到電子郵件，按一下 Review & sign，閱讀答案並簽名。在 Signed PDF 分頁中，卡片在此之前會顯示 1 signed | 1 pending，之後則顯示 Signed and completed。
如果您要簽署大量與表單無關的合約，DocuSign 等級的工具物有所值。如果流程已經在 Google Forms 上運作，就像租屋申請和租約通常那樣，Signature workflow 外掛程式能把一切集中在同一處：簽署順序在表單上強制執行，已簽署的 PDF 存入 Google Drive，回應資料則在 Sheets 中。

摘要

Google Forms 無法讓一個人在另一個人之後簽名，所以簽署順序只能靠人工維持，或把合約移到另一個簽名平台。使用 Formesign，順序儲存在表單上，每位簽署人只在輪到自己時才會收到電子郵件，已簽署的 PDF 集中在同一處。匯入您的 Google Forms 表單，然後完成上方的步驟。如有任何問題，請寫信給支援團隊。

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