自動排程表單如何幫助團隊以 10 倍速度收集簽名
"寄送提醒給選定的人"- Google Docs Editors Community
如果您用 Google Forms 進行每日安全檢查，一定很熟悉這套例行公事：每天早上寄出表單、查試算表看誰簽了，再寫提醒信給其他人。Google Forms 的表單無法按時程自己寄出，也無法提醒任何人，所以這些工作都落在您身上。Formesign 為表單加上三項功能：每天、每週或每月寄出的排程；只寄給尚未簽名者的提醒；以及預先填寫，讓您已掌握的資料在任何人打開前就已填好。
現在就開始。建立您的表單來完成設定。
每天早上，Sarah 都把同一份安全檢查表單寄給她的團隊。每天下午，她再寄提醒信給忘了簽名的人。每週光是這件重複的工作，她就要花上 5 小時以上。
聽起來很熟悉嗎？您並不孤單。67% 的營運經理表示，手動收集簽名不但拖垮生產力，也延誤法規遵循報告。
如果您的 Google Forms 表單能自己寄出呢？如果提醒能自動發送呢？如果每份表單送達時都已預先填好正確資訊呢？
有了 Formesign 的排程器、提醒和預先填寫功能，這不再是空想，而是您的新工作流程。
手動收集簽名的隱藏成本
您在 Google Forms 建立了完美的表單。您的檢查清單涵蓋每一項安全要求，您的免責同意書保護您的組織，您的同意書符合每一項法規標準。
但問題就出在這裡：
- 您每天都手動用電子郵件寄出表單
- 您用另一個試算表追蹤誰簽了、誰還沒簽
- 您寄出尷尬的提醒信給沒回應的人
- 您一再把同樣的資訊重新輸入表單
每週 5.2 小時 花在手動收集簽名上的平均時間
一年超過 270 小時，將近整整七個工作週，都花在電腦幾秒就能完成的工作上。
更糟的是，手動流程會出錯。表單沒寄出，提醒忘了發，法規期限一再延誤。等到稽核人員找上門，您只能手忙腳亂地從電子郵件串和散落各處的試算表拼湊紀錄。
解決方法：自動化簽署流程
Formesign 將 Google Forms 變成完整的自動化簽名收集系統。三項功能相互搭配，免除手動作業：
| 排程器 | 每天、每週或每月自動寄出簽名請求 |
| 提醒 | 自動追蹤所有尚未簽名的人，不需手動追蹤 |
| 預先填寫 | 預先在表單欄位填入收件人資訊，簽名只要幾秒鐘 |
這些功能結合起來，打造出「設定好就不用管」的簽署流程，全自動運作，讓您專心處理更有價值的工作。
功能詳解：完整的自動化工具組
📅 排程器：依照您的時程自動寄出表單
別再每天早上一開始就忙著「寄出今天的表單」。排程器會在您需要的時間準時送出簽名請求，您完全不必動手。
前往 Formesign 儀表板 -> 選取表單 -> 按一下「Share」 -> 按一下「Schedule emails」。
運作方式：
- 在 Schedule emails 頁面上，按一下「Schedule」
- 選擇 One schedule at a time 或 Bulk schedule，然後按一下 Next
- 新增收件人：輸入每位核准人的電子郵件
- 按一下 Advanced 並開啟 Repeat schedule，然後選擇 Daily、Weekly 或 Monthly 以及您偏好的寄送時間（表單會依您當地的時區寄出）。Repeat schedule 需要 Formesign 的付費方案
- 按一下「Send email」就可以放手了，其餘交給 Formesign 處理。開啟 Repeat schedule 時，這個按鈕會顯示「Schedule email」
為什麼重要：您不再有忘記寄出表單的風險。每一份檢查表、每一份免責同意書、每一份同意書，每次都準時寄出。稽核軌跡會自動建立。
🔔 提醒郵件：自動追蹤，確實見效
沒有人喜歡寄「只是想確認一下」的郵件，也沒有人喜歡收到。自動提醒能解決這件事，只寄出禮貌而專業的追蹤信給尚未簽名的人。
運作方式：
- 點選 Signature workflow 卡片上的鉛筆，點選核准者旁的三個點，開啟 Set reminder，並為該核准者設定提醒時間（例如 4 小時、24 小時、48 小時）
- 依緊急程度自訂提醒頻率
- 收到簽名後，提醒會自動停止
- Advanced 下方、Email 分頁中以及 Schedule email 方塊裡的 Reminder emails 開關，需要 Formesign 的付費方案
快 73%使用自動提醒與手動追蹤相比的簽名完成率
為什麼重要：您不必再和人來回寄信。提醒會在最佳時機寄出，您再也不必手動追蹤誰簽了、誰還沒簽。完成率提升，不必多花任何力氣。
✨ 預先填寫表單資料：簽得更快，錯得更少
為什麼要讓簽署人輸入您早已掌握的資訊？預先填寫會自動填入姓名、電子郵件、日期和部門資訊等表單欄位，收件人幾秒鐘就能確認並簽名。
預先填寫的兩種方式：
Fill Manually：透過簡單的表單介面直接輸入資料
Upload Document：上傳 PDF 或文件，Formesign 會自動擷取資料並預先填入您的表單，不需手動複製貼上
為什麼重要：您減少了簽署人的麻煩，也消除資料輸入錯誤。原本要幾分鐘才能填完的表單，現在只要幾秒鐘。資料預先填好，紀錄也更乾淨、更一致。
別再追著人簽名，開始自動化吧。
手動收集簽名不只是繁瑣，更是一種風險。漏寄的表單、忘記的追蹤和不一致的紀錄，都會造成法規遵循的漏洞，讓您的組織陷入風險。
透過 Formesign 的排程器、提醒和預先填寫功能，您可以把 Google Forms 變成自動化簽名系統。表單自己寄出，提醒自動發送，資料立即填入。您不必動手，就能取得完整且隨時可供稽核的紀錄。
加入 700 多個組織的行列，他們都已使用 Formesign 收集簽名。您的第一份自動化表單只要五分鐘就能完成。
摘要
Google Forms 的表單無法按時程自己寄出，也無法追著尚未簽名的人，因此定期的簽名表單就變成每天寄信，外加一份追蹤用的試算表。使用 Formesign，表單會依照您設定的時程寄出，提醒只寄給尚未簽名的人，已知的資料則由預先填寫自動填入。建立您的表單來完成設定。
最後更新：