¿Cómo organizar y gestionar las respuestas de los formularios?

"una forma de categorizar las respuestas de un formulario de Google en la hoja vinculada"- Google Docs Editors Community

Las inscripciones, solicitudes y postulaciones llegan a una sola lista larga en Google Forms. Algunas son pruebas o spam, algunas personas cancelan y otras empiezan el formulario y nunca lo terminan. En una hoja de Google Sheets puedes agregar una columna de estado y colorear las filas, como lo han intentado 13 personas en el foro de Google, pero tienes que mantenerla a mano. Con Formfacade, cada respuesta es una tarjeta en un tablero Kanban que mueves a Completed, Trash o a un estado que creas, como Cancelled o Check-in. Un correo diario muestra cuántas personas enviaron el formulario y cuántas lo abandonaron a la mitad.

Crea tu formulario y sigue los pasos de abajo.

¿Cómo obtener tus primeras respuestas?

  • Haz clic en Crea tu formulario, ponle nombre a tu formulario, haz clic en Build form y luego en Proceed.
  • Haz clic en la pestaña "Share"
Las pestañas Edit, Preview, Share y Responses, con Share marcado
  • Haz clic en Open para ver tu formulario
  • Llena el formulario y haz clic en Submit. Hazlo varias veces para tener respuestas que organizar.
El formulario Event Registration, What makes a superhero?, con Name, Email, Phone y dos preguntas

Correos de notificación de Formfacade

Recibirás un correo de notificación diario que resume la actividad del formulario. Puedes ver cuántos usuarios enviaron el formulario y también quiénes empezaron a llenarlo pero lo abandonaron a la mitad.
El correo de notificación diario, 8 users submitted your form, con Abandoned 1, Submitted 8 y Total 9 para el formulario
Puedes hacer clic en el número debajo de "Abandoned" en el correo de notificación diario para ver cada respuesta. Por ejemplo, puedes hacer clic en ese número para ver quién abandonó el formulario ¡y dónde!
El panel de una respuesta abandonada, con sus respuestas, Comments y Move to
También puedes usar el número debajo de "Total" en el correo de notificación diario para ver todas las respuestas. Verás un tablero con todas las respuestas que enviaron tus usuarios. Puedes hacer clic en cualquier respuesta para verla en detalle.
El tablero Kanban con las columnas Abandoned, Submitted, Completed y Trash; las inscripciones están en Submitted
Consejo: ¡mueve el correo de notificación de Formfacade a la carpeta Principal y mantente al tanto de tus respuestas!

Administrar las respuestas

Una vez que tu formulario está listo y tus usuarios empiezan a llenarlo, puedes ver sus respuestas y organizarlas por estados. Cuando tus usuarios llenan el formulario, sus respuestas se organizan de forma predeterminada en las columnas "Abandoned" y "Submitted". Puedes revisar estas respuestas y crear tus propios estados para organizarlas o usar los estados predeterminados que se crean automáticamente para tu formulario.
  • Haz clic en la pestaña "Responses"
  • Haz clic en Kanban board
Las pestañas Edit, Preview, Share y Responses, con Responses marcado

Usa los estados predeterminados

No todas las respuestas que envían los usuarios son válidas. Puedes revisarlas y mover las respuestas repetidas o de spam a la columna "Trash". También puedes usar la columna predeterminada "Completed" para organizar tus respuestas.
El tablero Kanban con las columnas Completed y Trash resaltadas
Después de crear mi formulario de inscripción al evento, lo probé para asegurarme de que funcionara como esperaba. No quiero que estos datos de prueba aparezcan junto a las inscripciones reales. Puedo moverlos a la columna Trash, como se muestra abajo.
El panel de una respuesta de prueba con Trash seleccionado en Move to; Move to y Submit están resaltados

Crea tus propios estados

Puedes crear estados adicionales para priorizar & organizar las respuestas. Supongamos que un usuario que se inscribió al evento envía un correo para cancelar su asistencia. Puedes crear un nuevo estado "Cancelled" y mover ahí todas las cancelaciones.
El panel de la inscripción de Thor con el comentario Unable to attend this event.
Abre el tablero Kanban en la pestaña RESPONSES > Haz clic en el botón "+ STATUS".
El tablero Kanban con el botón + STATUS resaltado
Escribe el nombre del nuevo estado "Cancelled" y haz clic en el botón "Save".
El panel Add status con Cancelled escrito como nuevo estado; la nueva fila y Save están resaltados
Abre la respuesta > Desplázate hacia abajo para agregar un comentario > Selecciona "Cancelled" en "Move to" > Haz clic en el botón "Submit" para mover esta respuesta a la columna "Cancelled".
El panel de la inscripción de Thor con el comentario, Cancelled seleccionado en Move to y Submit resaltado
El nuevo estado "Cancelled" se agrega a los estados predeterminados, como se muestra abajo. Puedes hacer clic en la respuesta en "Cancelled" para ver la respuesta que acabas de mover.
El tablero Kanban con una nueva columna Cancelled que contiene la respuesta de Thor, con esa columna resaltada
Del mismo modo, puedes crear un nuevo estado para registrar la llegada de los asistentes el día del evento, moviendo las respuestas de la columna "Submitted" a la columna "Check-in".
El tablero Kanban con las nuevas columnas Cancelled y Check-in, con la columna Check-in resaltada

Resumen

Cuando las respuestas se acumulan en una sola lista, es difícil ver cuáles están listas, canceladas o son spam. Con Formfacade recibes un correo de notificación diario y un tablero Kanban donde mueves cada respuesta a un estado predeterminado o a uno que creas. Crea tu formulario y sigue los pasos de arriba. Si tienes preguntas, escribe a soporte.

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