Como autopreencher Google Forms com dados do Google Sheets?

"usar dados de uma Google Sheet existente para preencher um conjunto de Google Forms"- Google Docs Editors Community

Essa é uma pergunta comum, e 185 pessoas no fórum do Google já a fizeram. Seus clientes, alunos ou funcionários já são linhas em uma Google Sheet, e cada um deveria receber um formulário com os próprios dados já preenchidos. O Google Forms não consegue ler uma planilha. O Pre-fill form dele cria um link por vez, e uma fórmula que monta os links no Sheets coloca cada valor no link, onde qualquer um pode lê-lo e mudá-lo. Com o Formfacade, você coloca os dados no Google Sheets e ele cria um link pré-preenchido para cada linha. Cada pessoa abre o próprio link e vê os seus dados já preenchidos, e você pode deixar esses campos somente leitura para que voltem do jeito que você enviou.

Veja abaixo três formas de pré-preencher um Google Form a partir de uma Google Sheet, e onde cada uma deixa a desejar.

3 formas de pré-preencher um Google Form a partir do Google Sheets

  1. O Pre-fill form do Google, um link por vez
  2. Uma fórmula no Google Sheets que monta um link para cada linha
  3. O Formfacade, que cria um link para cada linha da sua planilha

1. O Pre-fill form do Google

No Google Forms, clique em ⋮ More e depois em Pre-fill form. Preencha as respostas de uma pessoa, clique em Get link e copie. Leia Como pré-preencher respostas no Google Forms?
Onde deixa a desejar: Você repete isso para cada pessoa. Cada link leva os valores no endereço e a pessoa pode mudar qualquer um deles.

2. Uma fórmula no Google Sheets

Copie um link pré-preenchido e, em uma nova coluna, junte o endereço dele com os valores de cada linha, usando o número de entry de cada pergunta.
Onde deixa a desejar: Alguém precisa escrever a fórmula e consertá-la. No fórum do Google, as pessoas relatam links longos demais para enviar, datas que viram números e respostas cortadas em um & ou em um espaço. Os valores continuam no link e ainda podem ser alterados.

3. Formfacade: um link pré-preenchido para cada linha

  • Clique em Crie seu formulário, dê um nome ao formulário, clique em Create form e clique em Proceed.
  • Na caixa Prefill & email que pergunta "Do you want to prefill this form and send them as email to your contacts?", clique em No.
O diálogo Prefill and email perguntando Do you want to prefill this form and send them as email to your contacts?, com No destacado
  • Clique na aba Share
As abas Edit, Preview, Share e Responses, com Share destacada
  • Em More options, clique em Create prefill links
O painel More options da página Share, com Create prefill links destacado
  • Clique em + Create new prefill
A página Prefill links dizendo No prefilled links yet, com + Create new prefill destacado
  • Digite um nome único para o seu primeiro link e clique em Create prefill link
  • Clique em Create prefill, depois em Import prefill e depois em View Sheets
  • Na Google Sheet, digite o Prefill Name, o e-mail e o nome de cada cliente
Uma Google Sheet com uma aba Customer details e as colunas Prefill Name, Name, Email e Customer ID, com três clientes
  • Na primeira vez, clique em Extensões > Complementos > Instalar complementos, pesquise "Formfacade - Prefill & email" e clique em Instalar
  • Clique em Extensões > Formfacade - Prefill & email > Import prefill
  • Confira as linhas e clique em Proceed
O Formfacade cria um link pré-preenchido para cada linha. Eles aparecem na página Prefill links, cada um com seu próprio Copy link. Para enviar a cada pessoa o link dela por e-mail, leia Como enviar e-mails em massa com um link pré-preenchido personalizado do Google Forms?
A tela Prefill links listando customer-1001, customer-1002 e customer-1003, cada um com seu próprio link, 3 campos, Preview e Copy link, com um Copy link destacado

Resumo

O Google Forms não consegue ler uma Google Sheet, então pré-preencher um formulário para cada pessoa significa criar um link por vez ou escrever uma fórmula que coloca cada valor no link. Com o Formfacade, você coloca os dados no Google Sheets e ele cria um link pré-preenchido para cada linha, com os valores fora do link. Crie seu formulário e siga os passos acima. Se tiver alguma dúvida, escreva para o suporte.

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