Como enviar notificações por e-mail do Google Forms para vários colaboradores?

"o e-mail só vai para quem criou o formulário, não para os colaboradores com acesso de administrador"- Google Docs Editors Community

Quando uma equipe divide um formulário, todos que agem sobre ele precisam saber de cada nova resposta. O Google Forms envia a notificação só para quem a ativou, geralmente quem criou o formulário e 163 pessoas no fórum do Google perguntaram como fazê-la chegar também aos colaboradores, o que torna essa uma pergunta comum. Cada pessoa pode ativar as notificações para si, mas aí elas chegam a uma parte da equipe e não ao resto. Com o Formfacade, você digita a lista uma vez e todos nela recebem cada nova resposta, com as respostas, ao mesmo tempo. Um endereço de grupo também funciona, então uma entrada cobre a equipe inteira.

Abaixo estão três formas de fazer uma notificação do Google Forms chegar a toda a equipe e onde cada uma deixa a desejar.

1. Cada colaborador ativa as notificações

Adicione cada pessoa como colaborador do formulário. Cada uma abre Responses, clica no ícone ⋮ e ativa Get email notifications for new responses. Todo mundo precisa fazer isso, só funciona para editores do formulário e o e-mail não traz nenhuma resposta.

2. Encaminhe as notificações do dono

Crie um filtro no Gmail que encaminhe os e-mails de notificação do formulário para sua equipe. O link nesses e-mails abre a resposta só para o dono do formulário, então as pessoas que recebem o encaminhamento continuam sem conseguir lê-la.

3. Envie para uma lista com o Formfacade

O Formfacade envia cada nova resposta por e-mail, com as respostas, para todos os endereços que você digitar.
  • Clique em Criar seu formulário, dê um nome a ele, clique em Create form e clique em Proceed.
  • Quando aparecer "Do you want to setup email notification for this form?", clique em No.
A caixa Email notification perguntando Do you want to setup email notification for this form?, com No marcado
  • Clique em Responses.
As abas Edit, Preview, Share e Responses, com Responses destacada
  • Clique em Kanban board, clique nos três pontos ⋮ de Submitted e clique em Notify collaborators.
O quadro Kanban com o menu da coluna Submitted aberto e Notify collaborators destacado
  • Digite os endereços de e-mail ou um endereço de grupo, separados por vírgulas e clique em Next.
A caixa Email collaborators com sam@example.com, lena@example.com e tom@example.com digitados e a caixa de endereço e Next destacados
  • Digite um assunto e clique em Next, depois clique em Next na mensagem.
  • Clique em "Click here", preencha o formulário e envie. Quando o e-mail chegar, clique em YES.
Cada nova resposta vai para todos da lista ao mesmo tempo. Ninguém precisa ativar as notificações para si.
Uma mensagem do Gmail de Repair request enviada para me, lena e tom, com essa linha destacada, as respostas de Priya Nair em uma tabela e um botão Edit response

Resumo

Quando uma equipe inteira precisa saber de cada nova resposta, o Google Forms deixa a desejar: cada pessoa ativa as notificações para si e os e-mails encaminhados não abrem para elas. Com o Formfacade, você digita uma lista de endereços uma vez e todos nela recebem cada nova resposta ao mesmo tempo. Crie seu formulário e siga as etapas acima. Se tiver dúvidas, escreva para o suporte.

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