Antwoordoverzicht ter controle tonen vóór verzenden?

Boobesh Ramalingam
Medeoprichter van Guesswork.co.
"Kan ik de antwoorden controleren die ik in Google Forms heb verstuurd?"- Quora

Mensen versturen een Google-formulier en vragen zich pas daarna af wat ze hebben gestuurd. Een voorbeeld: je neemt lidmaatschapsaanvragen aan en een verkeerde datum of een verkeerd gespelde naam betekent heen-en-weer mailen met de aanvrager. Google Forms kan de antwoorden niet ter controle tonen vóór het verzenden. Je kunt antwoordvalidatie toevoegen en mensen later laten bewerken, maar dan moet je ze een kopie sturen en blijven hun antwoorden altijd aan te passen. De add-on Formesign - Signature for Google Docs toont vóór het verzenden een overzicht van de antwoorden op een scherm. Elke aanvrager controleert het en klikt op Agree, zodat een verkeerde datum wordt opgemerkt voordat hij bij jou terechtkomt.

Hieronder lees je wat Google Forms zelf kan en hoe je met Formesign een controlescherm vóór het verzenden toevoegt.

De omweg in Google Forms

Als je je formulier in Google Forms maakt, kun je regels instellen die gebruikers moeten volgen als ze je formulier invullen. Je kunt bijvoorbeeld velden verplicht maken, zodat gebruikers ze niet overslaan. Je kunt ook antwoordvalidatie aan formuliervelden toevoegen, zodat de antwoorden aan bepaalde eisen voldoen. Je kunt bijvoorbeeld een tekstvalidatie voor e-mail toevoegen, zodat het e-mailadres goed is opgemaakt.
Hoe stel je regels in? Je kunt de vragen in je formulier verplicht of optioneel maken. Daarnaast kun je extra regels instellen voor vraagtypen zoals kort antwoord, alinea en selectievakjes.
  1. Open je formulier in Google Forms
  2. Klik op het pictogram + om een vraag toe te voegen
  3. Vul de titel in
  4. Kies het gewenste vraagtype
  5. Zet de schakelaar Required aan om de vraag verplicht te maken
  6. Klik op het pictogram ⫶ More naast de schakelaar Required
  7. Klik op Response validation om de juiste regels in te stellen
Met regels zorg je ervoor dat er geen onvolledige of onjuiste inzendingen zijn. Dat garandeert echter niet dat de informatie klopt.
Een vraag met kort antwoord met de titel Email, de regel Text, Email en Required aan, met het pictogram More en Response validation in het menu gemarkeerd
Als je een sollicitatie- of lidmaatschapsformulier maakt, wil je dat aanvragers juiste informatie geven. Je kunt een selectievakjesvraag "I agree" toevoegen waarmee gebruikers bevestigen dat ze hun antwoorden hebben gecontroleerd en dat die kloppen. Bij een formulier van één pagina kunnen gebruikers scrollen om hun antwoorden te controleren voordat ze het formulier versturen. Bij een formulier met meerdere pagina's is het controleren van de antwoorden omslachtig voor gebruikers.
Standaard kunnen invullers hun antwoorden niet meer wijzigen nadat ze het formulier hebben verstuurd. Je kunt in Google Forms de optie "Allow response editing" aanzetten en ook de optie "Send responders a copy of their response" instellen.
  1. Open je formulier in Google Forms
  2. Klik op Settings
  3. Klik op Responses
  4. Kies "Responder input" bij de optie "Collect email addresses"
  5. Kies "Always" bij de optie "Send responders a copy of their response"
  6. Zet de optie "Allow response editing" aan
Als de gebruiker het formulier verstuurt, krijgt hij een bevestiging met een kopie van zijn antwoord en de knop om het antwoord te bewerken. Zo kunnen gebruikers hun antwoorden controleren en waar nodig aanpassen. Let op: gebruikers kunnen hun antwoorden op elk moment aanpassen.
Het onderdeel Responses van de instellingen van Google Forms met Collect email addresses ingesteld op Responder input, Send responders a copy of their response ingesteld op Always en Allow response editing aan, allemaal gemarkeerd
De omweg helpt alleen om fouten te beperken en biedt een manier om ze zo nodig te verbeteren. Om het overzicht van de antwoorden vóór het verzenden ter controle te tonen, gebruik je Formesign:

Controleren vóór verzenden

  1. Installeer de add-on Formesign - Signature for Google Docs via de Google Workspace Marketplace
  2. Open je formulier in Google Forms
  3. Klik op het add-on-pictogram
  4. Klik op Formesign - Signature for Google Docs
  5. Klik op More options ...
  6. Klik op Proceed als de add-on vraagt om het formulier te wijzigen
  7. Klik op Share in de rij Share this with users
  8. Klik op het tabblad "Edit"
  9. Klik op het tandwielpictogram Submit setting in de rij After page aan het einde van het formulier
  10. Klik op Consent
  11. Vink de optie show consent screen aan en klik op Save om het overzicht van de antwoorden te tonen op het toestemmingsscherm vóór het verzenden
  12. Klik op Preview om het formulier te testen
Het tabblad Consent van het paneel Submit setting, met het tabblad Consent, de aangevinkte optie Show consent screen while submitting form en Save gemarkeerd
Als de gebruiker het formulier invult en op de verzendknop klikt, toont het toestemmingsscherm de titel van het formulier en elk ingevuld veld met het antwoord. Hij klikt op de knop Agree om het antwoord te versturen of op Close.

Samenvatting

Met Google Forms kunnen mensen hun antwoorden niet controleren vóór het verzenden, dus komen fouten bij jou binnen en moeten ze later worden hersteld. Met Formesign toon je het overzicht van de antwoorden vóór het verzenden op een toestemmingsscherm, en elke persoon controleert het en klikt op de knop Agree. Open je formulier in Google Forms en volg de stappen hierboven. Als je vragen hebt, schrijf dan naar support.

Laatst bijgewerkt: